Overzichten / Rapportages

Met het automatisch versturen van rapporten zorgt u ervoor dat uw gegevens automatisch worden verzonden naar bijvoorbeeld uw boekhouder of administratieafdeling. Alle rapporten in ons systeem kunnen automatisch naar een gewenst e-mailadres worden verstuurd.

Ontvangers kunnen zich op ieder moment eenvoudig uitschrijven via de afmeldlink die in de e-mail is opgenomen.

Aan het einde van het jaar wilt u zelf en wilt uw boekhouder graag zien wat de voorraad waarde op dat moment was.

Deze video geeft u uitleg hoe u dit kan doen. U kunt dit overzicht ook ophalen nadat u heeft geinventariseerd en de overzichten met elkaar vergelijken.

In SW-Retail vindt u verschillende rapportages om inzicht te krijgen in artikelen, voorraad, verkoop, orders, klanten, medewerkers en filiaalprestaties. Gebruik in de online help bij voorkeur de exacte naam van de rapportage of een veelgebruikte zoekterm zoals prijsgeschiedenis of voorraadwaarde.

Rapportage	Gebruik
Artikelen	Overzichten met artikelgegevens, omzetsnelheid, voorraad per artikel en inkoop per artikel.
Artikel acties	Lijsten met artikelacties.
Order rapportages	Statusoverzichten uit orderbeheer.
Order artikel rapportage	Overzichten van artikelen op datum van orderbeheer.
Barcode rapportage	Lijst van barcodes met bijbehorende artikelinformatie.
Bestellijst	Bestellijsten per leverancier.
Consignatie	Rapportages voor consignatie.
Pakbonnen rapportage	Overzicht van pakbonnen.
Inkooprapportage	Overzichten van ingekochte artikelen.
Inventarisatie	Lijsten voor inventarisatiewerkzaamheden.
Klantgedrag	Analyses van koopgedrag per klant, postcode of woonplaats.
Medewerkers rapportage	Kengetallen per medewerker, zoals omzet en aantallen bonnen.
Min / Max rapportage	Overzicht van minimale en maximale voorraden.
Multifiliaal rapportage	Totalen en kengetallen per filiaal.
Multifiliaal Artikel Rapportage	Totalen en kengetallen per artikel en per filiaal.
Multifiliaal Artikel Per Maat Rapport	Artikeloverzichten per maat en per filiaal.
Multifiliaal Voorraad per filiaal	Horizontale voorraadlijst per artikel en voorraadregel.
Omzetsnelheid	Inzicht in snel en langzaam verkopende artikelen.
Prijs geschiedenis	Inzicht in prijswijzigingen van artikelen.
Rekeningen	Overzichten van verkoop op rekening.
Relatieoverzichten	Overzichten van relaties en klantgegevens.
Serienummers	Overzicht van geregistreerde serienummers.
Spaarpunten mutaties	Lijst met mutaties van spaarpunten per order.
Tijdregistratie	Inzicht in gewerkte tijden van medewerkers.
Uitgaande e-mail	Overzicht van verstuurde e-mails vanuit SW-Retail.
Verkooprapportage	Lijst met verkoopregels op bijvoorbeeld datum, kassa, medewerker of artikel.
Voorraad waarde overzicht	Inzicht in de voorraadwaarde op een peildatum.
Betekenis kolom	Uitleg van de betekenis van kolommen binnen rapportages.

Voorbeelden van bruikbare zoekwoorden zijn artikelen, omzetsnelheid, verkooprapportage, voorraadwaarde, prijs geschiedenis en prijsgeschiedenis.

De Z/X-Uitdraai is een uitgebreid rapport dat informatie geeft over de belangrijkste kengetallen van jouw winkel.
Hieronder wordt uitgelegd wat de verschillende posten betekenen.
Alle woorden tussen * * zijn variabel en hangen af wat je op jouw systeem hebt ingesteld.

Let op dat de cijfers van de Z/X-Draai alleen betrouwbaar zijn als je elke dag een kasopmaak uitvoerd aan het einde van de dag.

Post	Omschrijving
Totalen
Bruto	Bruto omzet van de verkochte artikelen (zonder kortingen, incl. BTW)
BTW Totaal	Bedrag betaalde BTW van alle BTW tarieven
BTW Totaal #%	Bedrag betaalde BTW op artikelen met een BTW tarief van #%
Gem. # Artikelen per Kassabon	Gemmiddeld aantal artikelen per kassabon
Gem. Bonbedrag	Gemmiddeld bedrag per bon
Gem. Prijs per Product	Gemiddelde prijs van de verkochte producten
Inkoop	Inkoop waarde van alle verkochte artikelen
Inkoop BTW #%	Inkoop waarde van alle verkochte artikelen met een BTW tarief van #%
Kassabonnen Aantal	Het cijfer voor deze post geeft het aantal kassabonnnen weer
Kastransacties	Het bedrag van alle kastransacties
Korting met btw #%	Korting die gegeven is op artikelen met een BTW tarief van #%
Korting Totaal	Totale korting die is gegeven
Marge (ex)	Marge op de verkochte artikelen exclusief BTW
Cadeaubon Enkelvoudig Ingeleverd	Cadeaubonnen die weer ingenomen zijn
Cadeaubon Enkelvoudig Uitgegeven	Cadeaubonnen die uit zijn gegeven met BTW
Netto Cadeaubon	Cadeaubonnen die uit zijn gegeven zonder BTW
Netto totaal #%	Netto omzet voor artikelen met een BTW tarief van #% exclusief BTW
Netto Totaal #% (Inclusief BTW)	Netto omzet voor artikelen met een BTW tarief van #% inclusief de BTW
Netto Totaal (ex BTW)	Netto omzet exclusief de BTW
Netto Totaal (inc BTW)	Netto omzet inclusief de BTW
Stand kas op start en eind datum	Is alleen betrouwbaar als je elke dag een kasopmaak uitvoert.
Eindbedrag kas	Bedrag dat aan het einde van deze periode in de kassa zit
Startbedrag kas	Bedrag waar de kassa mee is begonnen in deze periode
Kas transacties (geld in en uit)
*reden transactie*	Bij de transactie kan je een eigen reden ingeven, bijvoorbeeld: Dag afsluiting. Hier ze je dan de kastransactie die is gedaan terug.
Artikelgroepen	Omzet per artikelgroep
*naam categorie*	Het nummer voor de categorie geeft het aantal artikelen die in deze categorie zijn verkocht weer en het numme erachter de totale omzet inclusief BTW.
Betalingen	Hier staan alle betaalmethodes die gebruikt worden.
*betaalmethode*	Het getal voor de betaalmethode geeft het aantal betalingen met deze methode weer. Het getal erachter is het bedrag dat in totaal is verwerkt met deze betaalmethode.
verschil contant, contant betaling	De post Contant is hoeveel er gemuteerd is in de contante kasstroom, dus het bedrag voor betalingen + kas handelingen. Contant betaling is het bedrag dat aan contant geld is betaald bij aankopen.
Kasverschillen	Kasverschillen per betaalmethode
*betaalmethode*	Het bedrag ervoor geeft aan of er een kas verschil is en het bedrag erachter is het verschil dat SW-Retail heeft geconstateerd bij het tellen. Dit houdt in dat het systeem op iets ander is uitgekomen dan dat er is geteld. In het geval dat het verschil groot is, is het handig om de bonnetjes bij langs te gaan om te controleren op fouten.
Medewerker omzetten
*medewerker*	Het getal voor de medewerker geeft aan hoeveel transacties deze medewerker heeft gedaan. Het getal erachter geeft de omzet van deze medewerker weer inclusief BTW.
Merken
*merk/fabrikant*	Het getal voor het merk geeft aan hoevel artikelen van dit merk zijn verkocht, het getal achter het merk geeft de omzet van dit merk weer.
Uitstaande posten
Uitstaande Cadeaubonnen	Totaal openstaande bedrag aan cadeaubonnen die uitgegeven zijn zonder BTW
Uitstaande Enkelvoudige Cadeaubonnen	Totaal openstaande bedrag aan cadeaubonnen die uitgegeven zijn met BTW
Uitstaande Spaarpunten	Totaal bedrag aan openstaande spaarpunten
Uitstaande Tegoedbonnen	Totaal bedrag aan openstaande tegoedbonnen

In SW-Retail kan je ook gebruik maken van BTW per land. Wanneer dit niet actief staat zal er geen land op de Z/X-Draai verschijnen. Je hoeft dan geen rekening te houden met de variabele , deze zal namelijk niet zichtbaar zijn.

Contant en contant betaling

Als u met contante gelden in de kassa werkt, staan er bij betaalmethodes o.a. twee methodes genaamd: "Contant" en "Contant Betaling". Hieronder het verschil.

Contant betaling
Het bedrag dat in contanten is ontvangen, inclusief contante terugbetalingen.

Contant
Deze post bestaat uit de Contant Betaling inclusief de kastransacties.

Enkelvoudige cadeaubonnen

Wanneer je goederen of diensten verkoopt waarover een enkel btw-tarief verheven wordt, zal er bij de uitgifte van cadeaubonnen btw afgedragen moeten worden. Bij het inleveren van deze enkelvoudige cadeaubonnen is er dus geen BTW meer verschuldigd.

Hoe kan een kasverschil ontstaan?

Het kassa systeem houdt bij wat er in de kassa bij komt en wat er uit gaat. Voorbeelden hiervan zijn betalingen of kastransacties. Aan het einde van de dag kan er dan een opmaak gemaakt worden van de kassa. Bij de opmaak telt de kassamedewerker wat er in contanten nog in de kassalade zit. Zodra alles is geteld, kan je een controle doen tegen wat in de kassa is bijgehouden. Hierbij wordt het verschil ook weergegeven. Verschillen ontstaan dus als een medewerker iets anders heeft geteld dan dat de kassa heeft bijgehouden. Een kasverschil kan uiteenlopende oorzaken hebben. Hieronder een aantal voorbeelden:

1. Kastransactie is niet geregistreerd. Er is dus geld uit de lade gehaald of bij in gestopt, maar dit is niet geregistreerd in het systeem.
2. Te veel of te weinig contant terug gegeven aan een klant.
3. (Onterecht) geld uit de lade gehaald.

Hoe kan je een kasverschil voorkomen?

Als eerste is het belangrijk om alle acties in de kassa te registreren. Haal je geld uit de lade om een snelle boodschap te doen? Registreer dit d.m.v. een kas transactie. Ga je de kassalade afroamen? Registreer dit dan ook in het systeem. Om accurate cijfers te behouden en om snel achter een verschil te komen is het noodzakelijk om elke dag een kasopmaak te doen.

Hoe kan je uitzoeken hoe het kasverschil is ontstaan?

Als je elke dag een kasopmaak uitvoerd, kom je er de dag zelf achter dat er een kasverschil is. Als je het kasverschil via de ZX-Draai hebt gevonden, dan is het belangrijk om de dag te vinden waar dit verschil is ontstaan. Dit kan je doen door van verschillende periodes de ZX-Draai te genereren. Wanneer je de dag hebt gevonden, kan je het kassabonnen overzicht bij langs gaan. Hier staan ook de kasopmaak en kastransacties van die dag in. Ga bij je medewerkers na of er kastransacties zijn gedaan en of deze geregistreerd zijn. Kijk ook of de telling goed is gedaan en welke medewerker die heeft gedaan.

Vergeten kastransactie te registreren

Dag 1: Er zit aan het begin van de dag volgens de laatste telling €231,20 in de kas.
Door de dag heen gebeuren er contante transacties ter waarde van: €143,86.
De medewerker die de kastelling doet heeft in totaal €231,20 + €143,86 = €375,05 geteld.
Hier komt een kasverschil van +0,01 cent uit. Dit is een afrondings verschil omdat we in Nederland over het algemeen niet meer met 1 cent munten betalen. Voordat de medewerker de kassa dicht doet, legt hij/zij nog 10 euro apart voor boodschappen in de kantine
Dag 2: Er zit aan het begin van de dag volgens de laatste telling €375,05 in de kas.
Over de dag heen gebeuren er contante transacties ter waarde van: €122,45.
De medewerker die de kastelling doet heeft in totaal €375,05 + €122,45 - €10 = €487,50 geteld.
Er staat nu een kasverschil van €10 euro bij de controle. Hoe kan dit?

De vorige avond heeft de medewerker na de kastelling een briefje van €10 euro apart gelegd voor de frisdrank die op was. Dit is niet verwerkt in de kassa door een kastranscactie te doen. Het systeem weet dus niet dat dit uit de kas is gehaald en gaat er nog vanuit dat dit erin zit. Het verschil is dus wat het systeem bij heeft gehouden en wat er daadwerkelijk in de kas zit, wat op dit moment €-10,00 is.

Teveel terug gegeven aan een klant

Er zit aan het begin van de dag volgens de laatste telling €324,40 in de kas.
Tijdens de dag worden er verschillende transacties gedaan ter waarde van €152,23.
Ergens op de dag is er een voorval gebeurd. Een klant moest €36,40 afrekenen en heeft met een briefje van 50 betaald. De kassamedewerker heeft in plaats van €50 per ongeluk €60 ingetoetst. Het wisselgeld dat in het scherm werd weergegeven was 23,60. De kassamedewerker is erg druk en geeft het geld terug wat op het scherm staat.
Aan het einde van de dag is er weer een kasopmaak geweest. Hier is €324,40 + €152,23 - €10 = €476,63. Tijdens de controle komt er een kasverschil van €-10 euro uit. Hoe kan dit?

Dit komt omdat het systeem heeft bijgehouden dat er €36,40 van het voorval is bijgekomen. Echter is er betaald met een briefje van €50 en de kassamedewerker heeft €23,60 terugegegeven. €50 - €23,60 = €26,40 wat dus €10 euro te weinig is. Dit zou je eventueel na kunnen gaan in het kassabonnen overzicht. Hier kan je zien dat de medewerker heeft ingevoerd dat er met €60 euro is betaald. Dit is natuurlijk apart als het bedrag in €36,40 euro is. 2 briefjes van 20 is dan ook al genoeg.