Serienummers

Met serienummers in SW-Retail kan je gemakkelijk bijhouden welke serienummers beschikbaar zijn van een artikel. Daarnaast is het mogelijk om terug te vinden wanneer en aan wie de een bepaald serienummer is verkocht. Dit kan helpen met bijvoorbeeld het afhandelen van garanties of reparaties. Ook zorgt het ervoor dat je minder fouten voorkomen in de voorraad van deze artikelen. Het serienummer is namelijk rechstreeks gekoppeld aan de voorraad van het product.

Aanzetten serienummer artikel

Om een serienummer artikel aan te maken moet deze aan de volgende eisen voldoen:

• Het is een artikel zonder maatbalk
• Het artikel heeft voorraadbeheer
• Het artikel heeft geen openstaande orders
• Het artikel heeft geen voorraad

Als het artikel aan deze voorwaarden voldoet, kan je het vinkje 'Serienummer artikel' aanzetten in de artikelconfiguratie.

Toevoegen/verwijderen

Zodra de instelling aan staat bij het artikel, zul je zien dat je de voorraad niet meer handmatig aan kan passen bij het artikel. Vanaf nu gebeurd dat namelijk met het toevoegen of verwijderen van een serienummer. Er is een nieuw menu bijgekomen in voorraadbeheer waar je serienummers kan toevoegen en verwijderen.

Om een serienummer toe te voegen klik je op de toevoegen knop. Daarna vul je het serienummer in en sla je deze op door uit het veld te klikken. Je zal zien dat de voorraad nu 1 is opgehoogd.

Om een serienummer te verwijderen, kan je op de gele knop met de - klikken naast het serienummer. Het serienummer wordt dan verwijdert en de voorraad wordt afgeboekt.

In dit menu zie je alleen alle beschikbare serienummers. Maak je gebruik van multifiliaal, dan is dit ook specifiek voor het magazijn dat je hebt geselecteerd.

Toevoegen aan order

In orderbeheer is ook mogelijk om serienummer artikelen toe te voegen op de order. Scan of voeg het artikel toe op de order met de artikelzoeker. Je krijgt nu een pop-up in je scherm waar je het serienummer artikel kan invoeren. Je hebt dan 3 mogelijkheden.

1. Voeg toe
   Wanneer je het artikel toevoegd, zal je een serienummer moeten invullen die beschikbaar is in de voorraad. Als dit serienummer beschikbaar is, zal deze toegevoegd worden op de order. Als een barcode van het serienummer beschikbaar is op het product, kan je deze ook scannen om het serienummer toe te voegen.
2. Retour
   Wil je een serienummer artikel retour nemen. Klik dan op deze knop. Om een serienummer artikel retour te nemen, moet het serienummer eerst verkocht zijn.
3. Annuleren
   Wanneer je op de knop 'Annuleer' drukt, zal de pop-up verdwijnen en kan je weer verder met het samenstellen van je order.

Retour/Creditnota's

Van orders waar serienummer artikelen op staan kunnen geen retour- of creditnota's aangemaakt worden.

Webshop / REST-API / Koppeling orders

Uiteraard kan je op een webshop niet kiezen welk serienummer je wilt kopen. Dit betekend dat het serienummer artikel wel op de order wordt geplaatst, maar dat het serienummer op een later moment gekoppeld moet worden. Wanneer er een order binnen komt met een serienummer artikel kan je niets aanpassen op de order totdat de serienummers gekoppeld zijn. n Dit doe je met de knop 'Koppel serienummer' die op de artikelregel staat. Wanneer je op deze knop klikt, zal de pop-up voor het ingeven van het serienummer weer naar boven komen. Wanneer je alle serienummers hebt gekoppeld, zal de order weer vrijgegeven worden om aan te passen.

Verkopen

Wil je een serienummer verkopen op de kassa, scan of selecteer dan het artikel. Je krijgt nu een scherm ervoor waar je het serienummer kan invoeren. Dit mogen alleen serienummer zijn die beschikbaar zijn in de voorraad. Ook moeten deze serienummers exact overeenkomen met wat er ingevuld is bij het aanmaken van het serienummer. Lukt het toevoegen van een serienummer niet? Let dan ook op bijvoorbeeld spaties. Je kan in dit veld ook het serienummer scannen met een scanner. Scan daarvoor de barcode van het serienummer, deze zal dan automatisch ingevuld worden. Zodra je het serienummer goed hebt ingevuld, klik je op de knop 'Toevoegen' om het serienummer artikel aan de bon toe te voegen. Wil het artikel toch niet toevoegen, klik dan op 'Afbreken'.

Meerdere van hetzelfde artikel toevoegen

Als je het serienummer hebt toegevoegd zul je ook het serienummer in de kassa zien. Het aantal van dit artikel mag niet aangepast worden omdat je natuurlijk maar 1 serienummer hebt ingevuld. Wil je het artikel nogmaals op de bon toevoegen, dan kan je deze opnieuw scannen of selecteren. Dit artikel zal dan apart op de bon toegevoegd worden.

Retour

Wil je een serienummer artikel retourneren op de kassa? Dit kan op 2 manieren.

• Scannen van de bon
  Wanneer je de bon van de klant scant, krijg je de bon tevoorschijn op je kassa. Hier zie je een knop artikel retour. Wanneer je hier op klikt, zal het artikel en daarmee het serienummer retour worden genomen. Het serienummer is dan weer beschikbaar voor de verkoop.
• Retour nemen zonder bon
  Wanneer je een serienummer artikel retour wilt nemen zonder bon, kan je in het aantal veld -1 invullen. Scan of selecteer daarna het artikel en vul het serienummer in die retour genomen moet worden. Let op dat je alleen serienummers retour kan nemen die al eens zijn verkocht.

Parkeren

Het is ook mogelijk om een bon met serienummer artikelen te parkeren. Let op dat het serienummer dan niet meer beschikbaar is voor verkoop. Het is dus belangrijk dat je dit artikel met het specifieke serienummer apart zet voor de klant.

Toevoegen aan inkooporder

In inkoopbeheer is het mogelijk om de inkopen van de serienummer artikelen bij te houden. Het maken van de order gaat net als andere artikelen. Je voegt deze toe via de artikelzoeker, een besteladvies of scant het artikel. Het enige verschil is dat de serienummer artikelen elk op een aparte regel worden gezet.

Binnen boeken

Om de artikelen binnen te boeken verstuur je eerst de order. Daarna scan je het artikel of klik je op de 'B' knop aan het begin van de artikel regel. Je krijg dan een pop-up om het serienummer van het artikel in te geven. Voer hier het serienummer in die je binnen hebt gekregen van de leverancier. Zodra je op toevoegen klikt, wordt het serienummer toegevoegd aan het artikel en de voorraad/inkoop opgehoogd. Het serienummer is nu klaar om verkocht te worden.

IF/IZ bestellingen

Bij interfiliaal bestellingen bestel of verzend je artikelen naar andere filialen. Dit betekend dat het serienummer aanwezig en beschikbaar moet zijn in je eigen filiaal om deze te kunnen versturen. Je maakt op de normale manier de order met deze artikelen aan. Na het versturen van de order zal het filiaal die de artikelen gaat verzenden eerst de serienummers verzonden moeten boeken. Wanneer het filiaal waar de artikelen naartoe moeten de artikelen dan binnen krijgt, kunnen ze op hun eigen order de serienummers binnen boeken. Let wel op dat dit de serienummers moeten zijn die uitgeboekt zijn bij het filiaal die ze heeft verzonden.

Goed om te weten: Wanneer het filiaal de serienummers verzonden heeft geboekt, zijn deze serienummers uit de voorraad gehaald en kunnen ze niet verkocht worden. Pas nadat het filiaal die de artikelen ontvangt ze weer binnen boekt, kunnen de artikelen weer verkocht worden.

Manco boeken

Soms komt het voor dat een artikel kapot aankomt of helemaal niet. Je wilt de artikelen dan manco boeken om de order af te ronden. Voor serienummer artikelen kan je dit doen door in de order op 'acties' te klikken en daarna de optie 'Niet geleverd naar manco' te selecteren. Alle artikelen die dan nog niet binnen zijn geboekt, zullen naar manco worden gezet. Inclusief de serienummer artikelen.

Toevoegen aan inventarisatie

In de inventarisatie module kan je ook serienummer artikelen toevoegen. Dit doe je door ze te scannen of toe te voegen via de artikelzoeker. Het is niet mogelijk om deze artikelen toe tevoegen via een barcode bestand.

Bij het scannen/toevoegen van een serienummer artikel, krijg je een pop-up om het serienummer in te geven. Het is niet mogelijk om meerdere malen hetzelfde serienummer toe te voegen voor hetzelfde artikel. Elk serienummer artikel zal als een eigen regel op de inventarisatie terecht komen. Zodra je op rapporteren klikt zal je per serienummer zien of deze in de voorraad staat en of deze geteld is.

Voorraad bijwerken

Voor het bijwerken heb je 3 mogelijkheden:

• Serienummer is geteld maar staat niet in voorraad
  Als het serienummer niet bestaan heeft zal deze aangemaakt worden en bij het artikel geplaatst worden. Als het serienummer eerder is verkocht, zal deze weer op voorraad worden gezet.
• Serienummer staat in de voorraad maar is niet geteld.
  Het serienummer zal afgeboekt worden waarna deze niet meer beschikbaar is om te verkopen.
• Serienummer is beschikbaar in de voorraad en is ook geteld
  In dit geval zal het serienummer niet op het rapport terecht komen. Het getelde komt namelijk overeen met de voorraad.

Zodra je het rapport verwerkt door op bijwerken te klikken, zullen deze acties die hierboven zijn beschreven uitgevoerd worden voor de serienummer artikelen.

In de orderpicker kan je ook serienummer artikelen scannen. In de picker zullen de serienummers van de artikelen al zichtbaar zijn. Zodra je een serienummer artikel scant, krijg je een pop-up om het serienummer in te voeren. Dit serienummer moet op de order staan om deze correct te kunnen picken. Als dit klopt, zal het artikel als gepicked geregistreerd worden.

In de overzichten module kan je een rapportage opvragen met alle serienummers van alle artikelen. Deze rapportage heet: Serienummers. Je kan hier o.a. zien of het serienummer nog op voorraad is of waar dit serienummer is verkocht/uitgeboekt.