Voorraadbeheer

SW-Retail kent vier soorten artikelen

1. Zonder voorraad
2. Met voorraadbeheer
3. Met voorraadbeheer met een maatbalk
4. Met voorraadbeheer met vrije opties

Artikelnummers

In SW-Retail wordt gewerkt met artikelnummers om een artikel te identificeren. Daarnaast wordt het seizoen gebruikt om het artikel te identificeren. U kunt dus dezelfde artikelnummers in het systeem hebben staan, mits deze een ander seizoen nummer hebben! Bij het verwijderen van het artikel blijft deze opgeslagen in het systeem. U kunt echter nooit meer hetzelfde artikelnummer invoeren, met hetzelfde seizoensnummer. U zult dan over moeten gaan naar een nieuw seizoen.

Gebruikt u geen seizoenen dan kunt u dit veld op 0 laten staan.

Een artikelnummer kan uit maximaal 8 posities bestaan

Autonummering

U kunt het systeem zelf een nummer laten kiezen door aan het einde van het artikelnummer een of meerdere keren een + te geven (plusteken). Het systeem zoekt dan zelf een vrij nummer op. Voorbeeld: U heeft al een artikel 100 in het systeem staan. U geeft in 10+, het systeem maakt dan artikelnummer 101 aan.

U kunt artikelfotos uploaden in SW-Retail in JPG/JPEG, PNG, WEBP en GIF (niet ge-animeerd) formaat. Intern slaat SW-Retail de foto altijd op als JPG. De foto wordt dus altijd omgezet. Hierdoor kan het voorkomen dat een foto iets kleiner of groter wordt dan het bestand dat u upload. Het is ook mogelijk om de foto automatisch in formaat aan te laten passen (verkleinen / vergroten) Bekijk hiervoor dit helponderwerp

Het is ook mogelijk met een camera aangesloten aan uw systeem om direct fotos in SW-Retail op te slaan, of met uw mobiele telefoon een foto te maken en te koppelen aan het artikel

Standaard controleert het systeem of de fotos niet te groot zijn. U kunt deze limiet op laten heffen. Wij geven u echter het advies om de groote van een artikelfoto onder de 100KB te houden. Dit is meer dan voldoende voor gangbare systemen om een nette foto weer te geven. Bekijk ook dit helponderwerp voor meer informatie over de bestandsgroote van artikelfotos.

Vragen om de artikelprijs van dit artikel wanneer het artikel aangeslagen wordt in de kassa.

Zet de optie 'Prijzen wijzigen toestaan' aan, zodat je de prijs per artikel kunt aanpassen in de kassa.

U kunt ook het artikel volledig verwijderen. Het artikel verschijnt niet meer in de rapportages e.d.

U kunt artikelen verwijderen uit de voorraad. Het artikel wordt niet echt verwijderd maar op niet zichtbaar gezet. Het artikel is hierna niet meer aan te slaan in de kassa maar nog wel zichtbaar in de historische rapportages. Op het moment dat u een artikel verwijderd heeft, kunt u de artikelnummer en seizoen combinatie niet meer gebruiken. Er is ook een optie om een artikel volledig te verwijderen.

zoeker artikelen actie prijzen prijs range limit U kunt in SW-Retail zoeken op prijzen in de prijs kolommen in de artikelzoeker. U kunt zoeken op een prijs, b.v. 100. Vul dan 100 in. U kunt ook zoeken op een prijs kleiner dan / groter dan door >100 of <200 in te voeren. Ook kunt u ook zoeken op een prijs range, b.v. >100 <200 zoekt alle prijzen tussen de 100 en 200 (inclusief 100 en 200)

Met de optie actie op selectie kunt u voor meerdere artikelen eenvoudig een wijziging doorvoeren.

Afprijzen

U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken op artikelen af te prijzen. U kunt de verkoopprijzen aanpassen op de volgende manier

• U geeft een nieuwe prijs in
• U geeft een prijsverhoging of verlaging in. U kunt dit doen door + en – te gebruiken. Bijvoorbeeld u wilt de verkoopprijs 10% verhogen, dan geeft u in het verkoopprijs veld +10% in. Wilt u de prijs verlagen dan geeft u -10% in.

Velden

Verschillende klanten maken hier veel gebruik van, om bijvoorbeeld de volgende artikel gegevens te wijzigen;

1. Het wijzigen van de verkoop prijs van één bepaalde leverancier/merk.
2. Het geven van een korting op een groep artikelen van een bepaald merk of bepaalde categorie.
3. Het wijzigen van de webshop status van een groep artikelen.

In onderstaande tabel wordt aangegeven welke velden u allemaal kan veranderen:

Veld	Omschrijving
Artikelgroep	Welke artikelgroep.
BTW Tarief	Welk btw tarief
Editor	Mag er gebruik worden gemaakt van de HTML editor?
Etiket	Etiket
Extra artikelgroep	Extra artikelgroepen toevoegen aan een artikel, let op indien hier al iets ingevuld stond wordt dit leeg gemaakt.
Fabrikant/Merk	Wijzigen fabrikant/merk.
Gewicht	Het gewicht van het artikel.
Grootboek	eventuele grootboek rekening voor het artikel.
Groothandelprijs	Indien groothandel module, kunt u hier groothandel prijzen wijzigen.
Homepage	Mag dit artikel op de homepage staan(werking verschilt per koppeling)
In verdeel advies	Artikel mag meegenomen worden met herverdeling.
Inkooprijs	Wijzigen inkoop prijs.
Kleur	Wijzigen van eventueel de kleur.
Korting	Korting, kan doormiddel van een getal of een percentage.
Korting Mogelijk	Mag er korting gegeven worden op het artikel?
Leverancier	Wijzigen van de leverancier
Locatie	Indien het artikel op een speciale plek in het magazijn ligt.
Marge Artikel	Indien een artikel voor de 2e hands verkoop is, spreken we over een marge artikel.
Omschrijving wijzigen	Mag de omschrijving gewijzigd worden van het artikel?
Opmerking op Kassa	Eventuele opmerking op de kassa, zoals; verkoop batterij.
Outlet	Wordt gebruikt in de magento koppeling, om artikelen bij een sale te zetten
Prijs vragen	Indien flexibele prijs, staat deze aan(wordt gebruikt bij cadeaukaarten)
Prijs wijzigen	Mag de prijs gewijzigd worden voor dit artikel
Staat in webshop	Vinkje aan, wordt het artikel richting uw webshop doorgegeven(verschilt per koppeling)
Statiegeld	Eventuele statiegeld op het artikel
Uitlopend	Indien het artikel niet meer besteld hoeft te worden, gaat uit het assortiment
Uitsluiten spaarpunten	Geen spaarpunten geven op dit artikel
Verhuur	Is dit artikel voor verhuur
Verkoopeenheid	Eenheid van verkopen, kan wijzigen bij verkoop per 100 gram/1 kilo
Verkoopprijs	Verkoopprijs van een artikel
Voorkeur leverancier	Indien meerdere leveranciers, welke de voorkeur heeft
Vraag info	Overige informatie vragen van een artikel
Webkorting	Korting die wordt weergegeven op uw webshop
Webprijs	Indien uw verkoop prijs verschilt in uw webshop

Als een artikel niet meer bestelbaar is kunt u deze op uitlopend zetten. Gebruik hiervoor het veld "Uitlopend" onder Artikel configuratie. Het artikel verschijnt dan niet meer in besteladviezen. Wel kunt u nog steeds, als u dat wilt, handmatig een uitlopend artikel aan een inkooporder toevoegen.

Een samengesteld artikel met producten uit verschillende BTW tarief groepen moet u de prijs laten bepalen door in het veld prijsverschil de prijs neer te zetten. Anders rekent het systeem de BTW uit op basis van het tarief van het hoofdartikel.

Het is mogelijk bij een samengesteld artikel een verkoopprijs verschil (negatief of positief) toe te voegen

U moet een inkoopprijs in geven als de inkoopprijs voor het samengestelde artikel hoger ligt dan voor de onderliggende artikelen. Voer dan bij de inkoopprijs het bedrag in wat het extra kost.

Het is ook mogelijk een samengesteld artikel te maken dat niet wijzigbaar is. Op deze manier komt een samengesteld artikel altijd apart op de bon, en kun je de onderliggende artikelen niet aanpassen (prijs niet, aantal niet). Hiervoor gebruikt u het veld "Samengesteld artikel als geheel" onder Artikel configuratie.

Klik hier voor een video van het instellen voor prijs per maat

Let op, indien u gebruik maakt van klantengroepen, dan dient u per klantgroep staffel korting in te geven! Staffelkorting zonder klantengroep toegewezen, betekent dat alleen klantenkaarten ZONDER klantgroep van deze staffelkorting mogen genieten
U kunt staffelkorting aan een artikel geven.
U kunt dit doen onder staffel verkoop op het tabblad Staffels en Acties.
U geeft de staffel in en de korting (per product) De staffel is een getal waarmee u de drempel aangeeft. Als u van onderstaande voorbeeld artikel 2 stuks verkoopt dan krijgt de klant 1 euro korting per product. (in totaal dus 2 euro)

U kunt met SW-Retail artikelen afrekenen die gewogen worden door een weegschaal. U moet in dit geval een weegschaal hebben die een barcode afdrukt met daarin een prijs verwerkt.

Een barcode met een prijs wordt als volgt gecodeerd. <prefix (6 posities)><prijs (6 posities)><controle getal (1 positie)> De meeste weegschalen gebruiken dit encoderingsschema.

De laatste 7 cijfers van de barcode moet de prijs bevatten in centen met een controle getal. De barcode die de weegschaal afdrukt moet uit 13 cijfers bestaan. U moet vervolgens aan het artikel de barcode van het artikel toewijzen, met daarin de laatste 7 cijfers als 0. Verder moet u bij het artikel onder Artikel Configuratie het veld Weegschaal bepaalt prijs aanvinken. Een weegschaal werkt alleen voor artikelen zonder voorraadbeheer en artikelen zonder maatbalk! U kunt deze bijvoorbeeld op de achterkant van de bon plakken.

Voorbeeld:

U vult bij de barcode van het artikel in 5304000000000

Op het etiket van de weegschaal wordt 5304000123340 afgedrukt. De dikgedrukte cijfers zijn de prijs encodering: 5304000123340 De laatste 0 is een controle getal.

De prijs op de kassa is dan €123,34

Indien gewenst kan het aantal posities voor de prijs ook veranderd worden naar een ander aantal. U kunt dan met deze instelling aanpassen

U kunt een weegschaal aan SW-Retail koppelen en op deze manier artikelen verkopen die een weging vereisen. Om het artikel te laten wegen moet u bij het artikel onder Artikel Configuratie het veld Weegschaal meting aanvinken. Op het moment dat u het artikel aanslaat verschijnt er een popup op de kassa met het verzoek het artikel op de weegschaal te leggen. Ligt het artikel al op de weegschaal dan wordt direct de meting verricht.

Voorbeeld verkoop per gram

Voor het verkopen van een product per gram, waarvan de prijs b.v. €2,50 per 100 gram is, zet u de weegschaal meting aan, zet u het prijs veld op de prijs voor 100 gram (€2,50) en zet u de verkoopeenheid op 100. Het systeem rekent dan zelf de prijzen uit. De voorraad moet u dan in grammen opgeven (!)

Seizoenen in SW-Retail zijn een handige manier om je voorraadsysteem te organiseren, vooral nuttig in de schoenen- mode- en kledingindustrie. Hier is wat meer uitleg over de rol van seizoenen:

• Identificeren van Artikelen: Artikelnummers kunnen in SW-Retail hetzelfde zijn, zolang ze gekoppeld zijn aan verschillende seizoensnummers. Dit betekent dat je dezelfde artikelnummering kunt handhaven bij seizoensgebonden producten zonder conflicten te veroorzaken
• Standaardseizoen Instellen: Telkens wanneer je een nieuw artikel aanmaakt, kun je een standaardseizoen instellen. Dit zorgt ervoor dat artikelen automatisch aan het juiste seizoen zijn gekoppeld, wat helpt bij het sorteren en beheren van je artikelen
• Afsluiten van Seizoenen: Aan het einde van een seizoen kun je ervoor kiezen om artikelen over te zetten naar een nieuw seizoen. Dit helpt bij het rapporteren en beheren van artikelen op seizoensbasis, waarbij voorraad op nul wordt gezet en orders worden aangepast voor het nieuwe seizoen
• Flexibiliteit in Identificatie: Wanneer seizoenen niet worden gebruikt, kan dit veld op 0 worden gezet. Dit biedt flexibiliteit afhankelijk van hoe je bedrijf seizoensinvloeden ervaart.

Het gebruik van seizoenen kan de efficiëntie in voorraadbeheer vergroten door je toe te staan om beter in te spelen op seizoensgebonden veranderingen in vraag en aanbod.

Met het seizoenafsluiten kunt u het artikel migreren naar een nieuw seizoen. Dit kunt u gebruiken als u per seizoen over al uw artikelen wilt kunnen rapporteren. Het volgende wordt gedaan bij het afsluiten van een seizoen: Voor het huidige seizoen wordt

• De inkoop gelijk gemaakt aan het aantal verkochte artikelen
• De voorraad op 0 gezet
• Het artikel wordt onzichtbaar in de administratie
• Orders worden op 0 gezet

Voor het nieuwe seizoen

• De inkoop gezet op het aantal artikelen nog op voorraad
• Verkoop op 0
• Voorraad overgezet van het oude seizoen
• Eventuele orders worden overgezet

Eventueel kunt u besluiten ook opnieuw etiketten af te drukken (omdat bijvoorbeeld de prijs veranderd is)