Importeren
Importeer eenvoudig artikelen in SW-Retail met behulp van Excel of CSV. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je snel je assortiment aanvult.Import artikelen
Ook kunt u met de import module bepaalde gegevens bijwerken, bijvoorbeeld prijzen die u van een leverancier heeft gekregen.
Ook kunt u staffelprijzen inlezen, artikelfotos, en de meeste gangbare velden van SW-Retail. Ook de vrije velden kunt u grotendeels inlezen, behalve multiselect velden.
U kunt ge-importeerde gegevens niet ongedaan maken! Dit geldt niet voor het bijwerken van artikelvelden
Waarvoor kunt u importeren gebruiken
- Nieuwe artikelen zonder maatbalk importeren
- Nieuwe artikelen met een maatbalk importeren
- Bij bestaande artikel de velden laten bijwerken bijv. verkoopprijs of artikelnummer leverancier.
- Nieuwe of bestaande artikelen in extra artikelgroepen, subgroepen of subsubgroepen plaatsen.
Waar moet het bestand aan voldoen
(Voor Excel of openoffice, dat dit bestand een Excel 97/2000/XP bestand moet zijn!!!!! Het bestand moet u ook opslaan onder dit formaat.
Artikelen in meerdere artikelgroepen (categorieën) zetten
Met het artgroepspeciaal veld is het mogelijk om een artikel in meerdere artikelgroepen te zetten.
Het is hiervoor van belang dat iedere artikelgroep/subgroep/subsubgroep combinatie in een aparte kolom van het import bestand komt te staan.
De 1e kolom die het systeem tegenkomt wordt bij de gewone artikelgroep|subgroep|sub subgroep gezet.
De volgende kolommen worden bij de extra artikelgroepen gezet.
Voorbeeld.
Ik heb een artikel nummer 1234 die in de volgende hoofdgroep / subgroep / subsubgroep combinaties moet komen te staan.
a -> b -> c
d -> e -> f
Het bestand moet er dan als volgt uit komen te zien.
1234;a|b|c;d|e|f
(Let op! Als u al wat ingevuld heeft bij extra artikelgroepen, zal de oude groep worden weggehaald en verplaatst worden met de geimporteerde groep.)
Video: Als artikelen in meerdere artikelgroepen (categorieen) vallen
Kolom BTW
Standaard staan deze als volgt ingesteld
Voor BTW hoog is dit een 1.
Voor BTW Laag is dit een 2.
Voor de overige BTW-codes
Deze kunt u vinden onder Instellingen - Stamgegevens - BTW Tarieven.
De code staat in de kolom BTW code.
Inkoop en Verkoopprijs
- Verkoopprijs moet incl. BTW zijn.
- Inkoopprijs moet excl. BTW zijn.
Voorbeelden importbestand(en)
| Import | bestand |
|---|---|
| Voorbeeld artikelbestand met maatbalk | Klik hier om het voorbeeld bestand met maatbalk te downloaden |
| Voorbeeld artikelbestand zonder maatbalk | Klik hier om het voorbeeld bestand zonder maatbalk te downloaden |
| Voorbeeld artikelbestand met vrije maten | Klik hier om het voorbeeld bestand met vrije maten te downloaden |
Artikel met vrije maatbalk importeren
Video:
Artikelen zonder maatbalk gegevens importeren
Video:
Artikelen met maatbalk importeren
Voor het importeren van artikelen met een maatbalk moet elke maat een aparte regel hebben in het Excel-bestand.
De importmodule zoekt vervolgens de artikelen bij elkaar en groepeert ze onder een maatbalk op basis van de kolom waar de groep is geactiveerd.
De volgende kolommen moeten worden aangegeven in het bestand:
| Maat | Let op! De benaming van de maatkolom in het *.csv of *.xls bestand moet exact overeenkomen met de naam van de maat in SW-Retail. is dit niet het geval kan je ze hier aanpassen |
|---|---|
| Maatbalk | Let op! De benaming van de maatbalkkolom in het *.csv of *.xls bestand moet exact overeenkomen met de naam van de maatbalk in SW-Retail. is dit niet het geval kan je ze hier aanpassen |
| Groep | In de groepkolom komt per product een unieke waarde te staan die ervoor zorgt dat het systeem herkent dat het om één product met verschillende maten gaat. Het systeem doet dit door te zien dat een product met drie maten drie keer in het bestand voorkomt, elk met een andere maat, maar met dezelfde bijelkaarcode. |
Video: Stap 1 - Importeren artikelen met maatbalk.
Video: Stap 2 - Importeren artikelen met maatbalk.
Artikelen importeren met seizoen
Video: artikelen importeren met seizoen
Artikel velden bijwerken
U moet daarnaast gebruik maken van het sleutelveld. Het sleutelveld is het veld dat SW-Retail zal gebruiken om het artikel terug te zoeken in de database en daarvan de gegevens te verversen.
Meestal zal voor dit veld de barcode of het artikelnummer van de fabrikant (artfabr) gebruikt worden. Het nummer mag niet vaker voorkomen, het moet uniek zijn.
U moet goed opletten dat u het juiste sleutelveld kiest, anders worden verkeerde artikelen bijgewerkt. Indien de gegevens in het sleutelveld niet gevonden worden dan wordt het artikel als nieuw toegevoegd.
Video: Artikel velden bijwerken met de import module
Importvelden artikelen
| Veld | Categorie | Korte omschrijving |
|---|---|---|
| artikelnummer | Identificatie & basis | Intern artikelnummer in SW‑Retail (uniek per artikel) |
| artfabr | Identificatie & basis | Artikelcode leverancier / fabrikantcode |
| barcode | Identificatie & basis | EAN / barcode |
| artikeltype | Identificatie & basis | Type artikel (normaal, samengesteld, dienst) |
| artoms | Identificatie & basis | Hoofdomschrijving artikel |
| artaddinfo | Identificatie & basis | Extra omschrijving / omschrijving 2 |
| memo | Identificatie & basis | Interne notitie bij artikel |
| serienummer_artikel | Identificatie & basis | Artikel gebruikt serienummers (ja/nee) |
| artgroep | Categorie & indeling | Hoofdgroep |
| artgroep_lookup | Categorie & indeling | Zoek/koppel artikelgroep op basis van tekst |
| artsubgroep | Categorie & indeling | Subgroep |
| artsubsubgroep | Categorie & indeling | Subsubgroep |
| artgroepspeciaal | Categorie & indeling | Extra artikelgroep(en) / meerdere categorieën |
| db_branche | Categorie & indeling | Branchecode t.b.v. datapool/branche |
| webgroups | Categorie & indeling | Webshopgroepen / categorieën |
| soortetiket | Categorie & indeling | Type etiketlay‑out |
| maat | Maat, kleur & logistiek | Maat van het artikel |
| maatbalk | Maat, kleur & logistiek | Naam van de maatbalk |
| vrije maat | Maat, kleur & logistiek | Vrije maattekst (zonder vaste maatbalk) |
| kleur | Maat, kleur & logistiek | Kleur van het artikel |
| colli | Maat, kleur & logistiek | Aantal stuks per colli / verpakking |
| batch | Maat, kleur & logistiek | Batch/partij‑aanduiding |
| magazijn | Maat, kleur & logistiek | Magazijnlocatie |
| lokatie | Maat, kleur & logistiek | Plank/stellinglocatie |
| artgewicht | Maat, kleur & logistiek | Gewicht van het artikel |
| seizoen | Maat, kleur & logistiek | Seizoen (bijv. 202401) |
| uitlopend | Maat, kleur & logistiek | Artikel is uitlopend (ja/nee) |
| inkoopprijs | Prijzen & BTW | Inkoopprijs (meestal excl. BTW) |
| groothandelprijs | Prijzen & BTW | Groothandelprijs |
| artbaseprice | Prijzen & BTW | Basisverkoopprijs |
| verkoopprijs | Prijzen & BTW | Verkoopprijs (incl. BTW) |
| verkoopprijs_ex | Prijzen & BTW | Verkoopprijs exclusief BTW |
| webprijs | Prijzen & BTW | Specifieke prijs voor webshop |
| webkorting | Prijzen & BTW | Korting voor webshop |
| korting | Prijzen & BTW | Standaardkorting op artikel |
| staffelkorting | Prijzen & BTW | Staffelkorting (algemeen) |
| staffelkorting_per_stuk | Prijzen & BTW | Staffelkorting per stuk |
| statiegeld | Prijzen & BTW | Statiegeldbedrag |
| btwtarief | Prijzen & BTW | BTW‑tarief (hoog/laag/0 etc.) |
| wettelijke bijdrages | Prijzen & BTW | WEEE/thuiskopie e.d. |
| voorraad | Voorraad & bestel | Voorraad muteren |
| voorraad_abs | Voorraad & bestel | Absolute voorraad overschrijven |
| voorraad_incr | Voorraad & bestel | Voorraad verhogen/verlagen (mutatie) |
| ingekocht | Voorraad & bestel | Ingekochte, nog niet ontvangen aantallen |
| voorraad/ingekocht | Voorraad & bestel | Combinatieveld voorraad + ingekocht |
| voorraad/ingekocht/etiket | Voorraad & bestel | Combinatieveld + etiketaansturing |
| voorraad max | Voorraad & bestel | Maximale voorraad |
| voorraad min | Voorraad & bestel | Minimale voorraad |
| backorder | Voorraad & bestel | Backorder toegestaan / instellingen |
| orders | Voorraad & bestel | Ordergerelateerde info / besteladvies |
| deliverytime | Voorraad & bestel | Levertijd (tekst of aantal dagen) |
| ignore_stock | Voorraad & bestel | Voorraad negeren (altijd bestelbaar) |
| leverancier | Leverancier & fabrikant | Gekoppelde leverancier |
| fabrikant | Leverancier & fabrikant | Fabrikant / merk |
| grootboek | Leverancier & fabrikant | Grootboekrekening omzet/voorraad |
| inwebshop | Webshop & zichtbaarheid | Aan/uit in webshop |
| inwebshop1 | Webshop & zichtbaarheid | Aan/uit in webshop 1 |
| inwebshop.. | Webshop & zichtbaarheid | Aan/uit in webshop .. etc.. |
| zichtbaar | Webshop & zichtbaarheid | Zichtbaar in webshop/overzichten |
| ophomepage | Webshop & zichtbaarheid | Tonen op homepage |
| overlay_text | Webshop & zichtbaarheid | Overlaytekst op productafbeelding (bijv. SALE) |
| meta_title | Webshop & zichtbaarheid | SEO‑titel |
| meta_description | Webshop & zichtbaarheid | SEO‑beschrijving |
| meta_keywords | Webshop & zichtbaarheid | SEO‑keywords |
| productfoto | Afbeeldingen & QR | Productfoto koppelen (bestaand/lokaal) |
| productfoto_url | Afbeeldingen & QR | URL naar productfoto |
| nietsparen | Spaarsysteem & promo | Geen spaarpunten op dit artikel |
| prijsvragen | Spaarsysteem & promo | Gebruikt voor prijsvragen/acties |
| vrijveld1 | Vrije velden | Vrij veld 1 (eigen gebruik) |
| vrijveld2 | Vrije velden | Vrij veld 2 (eigen gebruik) |
| bolcomdelpromise | Bol.com | Levertijdbelofte bij voorraad |
| bolcomdelpromise_nostock | Bol.com | Levertijdbelofte zonder voorraad |
| bolcomprice | Bol.com | Prijs voor Bol.com |
| bolcompublish | Bol.com | Publiceren naar Bol.com (ja/nee) |
| bpm_artikelcode | BPM/datapool | BPM/datapool artikelcode |
| bpm_artfabr | BPM/datapool | BPM leverancier/fabrikantcode |
| bpm_leverancier | BPM/datapool | BPM leverancier |
| bpm_prijs | BPM/datapool | BPM prijs |
| bpm_adviesprijs | BPM/datapool | BPM adviesprijs |
| bpm_bestelbaar | BPM/datapool | BPM bestelbaar (ja/nee) |
| bpm_kortingscode | BPM/datapool | BPM kortingscode |
| bpm_levertijd | BPM/datapool | BPM levertijd |
| bpm_vrd_indicatie | BPM/datapool | BPM VRD‑indicatie |
| mf_artoms | mf-/multi‑filiaal | Omschrijving uit mf‑bron |
| mf_barcode | mf-/multi‑filiaal | Barcode uit mf‑bron |
| mf_colli | mf-/multi‑filiaal | Colli uit mf‑bron |
| mf_etiket | mf-/multi‑filiaal | Etiketinstelling uit mf‑bron |
| mf_inassortiment | mf-/multi‑filiaal | In assortiment (ja/nee) uit mf‑bron |
| mf_inbesteladvice | mf-/multi‑filiaal | Meenemen in besteladvies (mf‑bron) |
| mf_korting | mf-/multi‑filiaal | Korting uit mf‑bron |
| mf_memo | mf-/multi‑filiaal | Memo uit mf‑bron |
| mf_schapkaart | mf-/multi‑filiaal | Schapkaartinstelling uit mf‑bron |
| mf_supplier | mf-/multi‑filiaal | Supplier uit mf‑bron |
| mf_verkoopprijs | mf-/multi‑filiaal | Verkoopprijs uit mf‑bron |
Import relaties
| veld SW-Retail |
|---|
| aanhef |
| contactpersoon |
| huisnummer |
| klantgroep |
| land |
| naam |
| opmerking |
| postcode |
| Rekeningnummer1 |
| Rekeningnummer2 |
| Relatiecode |
| Relatiegroep |
| Spaarpunten |
| Straat |
| Telefoonnummer1 |
| Telefoonnummer2 |
| Voornaam |
| Woonplaats |
Video: Importeren relaties
Artikelen verwijderen
Video: Artikelen verwijderen
Importeren van foto's bij artikelen
Belangrijk om te weten voordat u foto's gaat importeren in SW-Retail:
Het is niet verstandig om grote afbeeldingen van b.v. 2MB te uploaden. Klik hier voor meer informatie waarom. SW-Retail ondersteund op dit moment alleen het JPG bestandsformaat.
U krijgt geen feedback of het importeren van de afbeeldingen is gelukt of niet!
Stappen voor het importeren:
- Zorg ervoor dat de foto via een publieke URL (link) bereikbaar is.
- Zet de URL in uw import bestand, maximaal 1 per kolom
- Bij het importeren kiest u voor deze kolom het veld "photo_url"
Let op: de foto's worden niet gelijk toegevoegd aan de artikelen. De afbeeldingen worden 's nachts bij de artikelen geplaatst!