Importeren

Met SW-Retail is het mogelijk om gegevens te importeren. U kun dit doen met de import module. Deze kunt u vinden onder Modules, Importeren.
Ook kunt u met de import module bepaalde gegevens bijwerken, bijvoorbeeld prijzen die u van een leverancier heeft gekregen.

1. Nieuwe artikelen zonder maatbalk importeren
2. Nieuwe artikelen met een maatbalk importeren
3. Bij bestaande artikel de velden laten bijwerken bijv. verkoopprijs of artikelnummer leverancier.
4. Nieuwe of bestaande artikelen in extra artikelgroepen, subgroepen of subsubgroepen plaatsen.

Om artikel gegevens te kunnen importeren, moet het een *.xls (Excel) of *.CSV bronbestand zijn.

Artgroepspeciaal
Met het artgroepspeciaal veld is het mogelijk om een artikel in meerdere artikelgroepen te zetten.
Het is hiervoor van belang dat iedere artikelgroep/subgroep/subsubgroep combinatie in een aparte kolom van het import bestand komt te staan.
De 1e kolom die het systeem tegenkomt wordt bij de gewone artikelgroep|subgroep|sub subgroep gezet.
De volgende kolommen worden bij de extra artikelgroepen gezet.

Voorbeeld.
Ik heb een artikel nummer 1234 die in de volgende hoofdgroep / subgroep / subsubgroep combinaties moet komen te staan.
a -> b -> c
d -> e -> f

Het bestand moet er dan als volgt uit komen te zien.
1234;a|b|c;d|e|f

U kunt per artikel een BTW tarief ingeven. Hiervoor moet u het SW-Retail nummer van het BTW tarief weten.
Voor BTW hoog is dit een 1.
Voor BTW Laag is dit een 2.

Voor de overige BTW-codes
Deze kunt u vinden onder modules, instellingen, stamgegevens --> tabblad BTW Tarieven.
Het nummer staat in de kolom BTW code.

1. Verkoopprijs moet een prijs incl. BTW zijn.
2. Inkoopprijs moet een prijs excl. BTW zijn.

Import	bestand
Voorbeeld artikelbestand met maatbalk	Klik hier om het voorbeeld bestand met maatbalk te downloaden
Voorbeeld artikelbestand zonder maatbalk	Klik hier om het voorbeeld bestand zonder maatbalk te downloaden

Het is mogelijk om artikelen met maatbalkgegevens te importeren door gebruik te maken van de groepskolom.
Voor het importeren van artikelen met een maatbalk moet elke maat een aparte regel hebben in het Excel-bestand.
De importmodule zoekt vervolgens de artikelen bij elkaar en groepeert ze onder een maatbalk op basis van de kolom waar de groep is geactiveerd.

De volgende kolommen moeten worden aangegeven in het bestand:

Maat	Let op! De benaming van de maatkolom in het *.csv of *.xls bestand moet exact overeenkomen met de naam van de maat in SW-Retail.
Maatbalk	Let op! De benaming van de maatbalkkolom in het *.csv of *.xls bestand moet exact overeenkomen met de naam van de maatbalk in SW-Retail.
Groep	In de groepkolom komt per product een unieke waarde te staan die ervoor zorgt dat het systeem herkent dat het om één product met verschillende maten gaat. Het systeem doet dit door te zien dat een product met drie maten drie keer in het bestand voorkomt, elk met een andere maat, maar met dezelfde bijelkaarcode.

Voor het bijwerken van de assortiment gegevens volgt u in principe dezelfde stappen als bij import met of zonder maatbalken.
U moet daarnaast gebruik maken van het sleutelveld. Het sleutelveld is het veld dat SW-Retail zal gebruiken om het artikel terug te zoeken in de database en daarvan de gegevens te verversen.

Meestal zal voor dit veld de barcode of het artikelnummer van de fabrikant (artfabr) gebruikt worden. Het nummer mag niet vaker voorkomen, het moet uniek zijn.
U moet goed opletten dat u het juiste sleutelveld kiest, anders worden verkeerde artikelen bijgewerkt. Indien de gegevens in het sleutelveld niet gevonden worden dan wordt het artikel als nieuw toegevoegd.

De volgende velden kunnen worden geimporteerd

veld SW-Retail
aanhef
contactpersoon
email
huisnummer
klantgroep
land
naam
opmerking
postcode
Rekeningnummer1
Rekeningnummer2
Relatiecode
Relatiegroep
Spaarpunten
Straat
Telefoonnummer1
Telefoonnummer2
Voornaam
Woonplaats

In SW-Retail is het mogelijk om foto's te importeren met de importmodule.

Belangrijk om te weten voordat je foto's gaat importeren in SW-Retail:
Het is niet verstandig om grote afbeeldingen van b.v. 2MB te uploaden. Klik hier voor meer informatie waarom. SW-Retail ondersteund op dit moment alleen het JPG bestandsformaat.
U krijgt geen feedback of het importeren van de afbeeldingen is gelukt of niet!

Stappen voor het importeren:

1. Zorg ervoor dat de foto via een publieke URL (link) bereikbaar is.
2. Zet de URL in je import bestand, maximaal 1 per kolom
3. Bij het importeren kies je voor deze kolom het veld "photo_url"

Elke kolom mag maar 1 URL bevatten en er kunnen maximaal 5 kolommen foto's tegelijk geïmporteerd worden.