Orderbeheer

Met de module Orderbeheer kunt u op een makkelijke en efficiënte manier uw webwinkelorders en overige klantorders beheren. Door statussen aan te maken, kunt u uw eigen order proces vastleggen en voor iedere order gebruiken. Deze module stelt u ook in staat om orders gemaakt op de kassa naar Orderbeheer door te zetten voor verdere afhandeling. Indien een klant via uw webwinkel een order plaatst kunt u deze order op de kassa met de klant afrekenen. Zo heeft u een volledige omnichannel omgeving.

De sleutel tot een goed orderbeheer is om hiervoor de juiste statussen te hebben. Dit is belangrijk zodat u maar ook uw medewerkers een order eenvoudig kunnen volgen. Verder kunt u order statussen ook gebruiken om uw klanten in te lichten waar de order staat, wacht u bijvoorbeeld totdat de leverancier dit heeft geleverd? Het is dus van belang dat u de juiste order stappen aanmaakt om zo een goed en dicht proces te krijgen.

U kunt automatisch een mail laten versturen als u een order een bepaalde status geeft. Dit kunt u doen via door in de instellingen, naar orderbeheer te gaan, en hier naar het tabblad op "Web Mail Templates". U kunt hier, per orderstatus, instellen wat de email moet zijn die verstuurd wordt.

Vink email aan om automatisch een email te laten versturen. U kunt ook "wijzigbaar" aan te klikken om de email nog te wijzigen voordat deze verstuurd wordt.

Als u geen templates ziet, dan kan het zijn dat er nog geen taal is toegevoegd. U kunt deze toevoegen onder Instellingen, Algemeen SW-Retail, Talen.

Verkoop aan een klant in het buitenland kunt met een ICP verkoop afhandelen. U moet hiervoor het Relatie configuratie -> ICP vinkje aanzetten op de relatiekaart van de klant. Deze functie werkt alleen in orderbeheer.

Er zijn bij het aanmaken van verschillende statussen ook opties die u hiervoor kan gebruiken. Deze opties kunt u aanzetten door op het ronde bolletje te klikken. De status offerte heeft bijvoorbeeld geen Sys_stock vinkje, dit komt omdat hierdoor anders de voorraad muteert. U zou deze optie kunnen gebruiken om bijvoorbeeld meerdere statussen de betaald optie te geven.

SW-Retail kan van iedere email die u verstuurd een bcc sturen naar uw eigen email adres. Dit geld dan voor alle email die verstuurd wordt met SW-Retail. U kunt dit doen onder

Status	Omschrijving
Actief	Om een status te activeren of de-activeren.
Order status	Naam van de status. Deze verschijnt in het webbackoffice in het status veld.
Tijd zichtbaar	Het aantal dagen dat een order zichtbaar blijft als hij deze status heeft. (NIET GELDIG OP CLOUD!)
Verspr td	Het aantal dagen dat een order op deze status blijft staan. Deze verspringt daarna naar "Verspring naar"
Verspring Naar	De order springt naar deze status na de verstreken tijd bij VrsprTd
SYS_SEND	Koppel deze status aan de systeem verzonden status
SYS_PANIC	Koppel deze status aan de systeem panic status. Deze wordt gebruikt in de order en retour picker op het moment dat een medewerker op de probleem knop drukt.
SYS_PAY	Indien het systeem een order op betaald zet krijgt de order deze status. Er mag maar 1 order zijn met deze status.
SYS_CN	Koppel deze status aan de systeem creditnota status
SYS_RESERVED	Koppel deze status aan de gereserveerd status. Door deze optie aan te vinken zal er in voorraadbeheer in te zien zijn hoeveel artikelen in Orderbeheer staan met deze status. De artikelen staan gereserveerd in orders
SYS_RN	Koppel deze status aan de systeem retournota status
SYS_LOCK	Zet de order vast (kan niet meer aangepast worden) als de order deze status heeft
SYS_STOCK	Een order met deze status muteert de voorraad en omzet niet
WS_NOT	Koppel deze status terug aan het webshop systeem.
In Order Picker	Laat alle orders met deze status in de order picker module zien.
In Retour Picker	Laat alle orders met deze status in de retour ontvang module zien.

Indien u gebruik maakt van een webshop koppeling is het mogelijk om een klantkaart te laten aanmaken in SW-Retail of een huidige klantkaart zelfs te gebruiken. Hier bent u overigens niet verplicht toe, indien u ervoor kiest om dit niet te doen, worden alle internet klanten aangeduid met een I voor het nummer.

Elke keer wanneer u de Orderbeheer opent, zal het order zoeker scherm zichzelf als eerste openen. Door hierin juiste verbijzonderingen of filters toe te passen kunt u eenvoudig orders terug vinden in het systeem. U kunt eventueel voor een beter overzicht ook kolommen herindelen.

In onderstaand hoofdstuk ga ik u leren hoe het order proces in SW-Retail werkt. We gaan van een order aanmaken tot een order afronden. Dit zullen wij doen in 4 verschillende stappen.

• Stap 1 Aanmaken en Beheren van orders
• Stap 2 Verzenden van factureren van orders
• Stap 3 Controleren en verwerken betalingen van orders
• Stap 4 Afronden order

Wanneer er een order wordt aangemaakt moet er eerst een klant aan gekoppelt zijn voordat deze in het order proces kan worden gezet. Indien het hier gaat om een webshop bestelling, dan kan de order in het order proces worden opgenomen.

Nadat u de order heeft opgenomen in het order proces kunt u eenvoudig facturen afdrukken of per email verzenden. Orderbeheer bied ook de mogelijkheid om eventuele pakbonnen,leverbonnen of offertes te versturen.

Wanneer de klant zijn betaling heeft voldaan, kunt u deze betaling zelf handmatig verwerken in SW-Retail. Indien het hier gaat om een webshop order, kan het zijn dat de betaling al is verwerkt.

Indien u klaar bent om de order te versturen, kunt u deze vervolgens middels een verzend label versturen of u kunt gebruik maken van onze Sendcloud/Postnl koppeling en een vooraf aangevraagde verzend label uit het systeem laten komen. Let op, het is niet noodzakelijk om eerst een order op betaald te zetten, het is mogelijk een order eerst te versturen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het proces met After Pay.

Het is mogelijk om in de orderbeheer een Credit nota of een Retour nota aan te maken.

Aanmaken credit nota in Orderbeheer

Indien een klant een artikel terug komt brengen, kunt u hier altijd een credit nota van aanmaken. Let alleen wel op, indien u meer artikelen in de order heeft staan, laat dan alleen de artikelen in de credit nota staan die gecrediteerd moeten worden!

Aanmaken retour nota in Orderbeheer

Het is ook mogelijk om een retour nota aan te maken, u doet dit indien u bijvoorbeeld werkt met een magazijn of de klant heeft te kennen gegeven dit artikel retour te sturen. Middels de retour nota maakt u dan een order alvast aan. De voorraad wordt hiervan pas gewijzigd op het moment dat het artikel binnen is.

Het is mogelijk om van een retour / creditnota een retourbetaling aan te maken. Dit werkt enkel als de betaling is gedaan via de SW-Retail webshop of via een betaallink van uw betaalprovider. Om dit te doen kunt u op de knop Geld terugboeken klikken (rood omcirkeld op de voorbeeld afbeelding). Deze knop zal zichtbaar zijn bij retour / creditnota mits de gebruiker de machtiging Geld terugboeken heeft. Zodra u op de knop klikt zal het terugbetaalverzoek ingediend worden bij de betaalprovider. In de order geschiedenis is te zien wat de status is van de terugboeking.

In Orderbeheer kan een offerte worden aangemaakt. Het voordeel van een offerte is dat de voorraad niet gewijzigd wordt van het artikel en deze nog steeds verkoopbaar blijft op bijvoorbeeld uw webshop.

Er kan rechtstreeks vanuit een order in Orderbeheer een inkoop order aangemaakt worden. Dit zorgt ervoor dat er niet apart een inkoop order aangemaakt hoeft te worden met de hand. Ook staat er dan in de inkoop order een referentie waar dit betreffende artikel vandaan komt.

Mocht een klant een order die nog niet volledig is betaald willen komen ophalen in de winkel is dat een mogelijheid met de orderbeheer. Door eenvoudig de knop naar kassa te gebruiken is de order daarna terug te vinden onder parkeren in uw kassa. Voor instructies voor het vinden van geparkeerde orders klik hier.

Indien u gebruik maakt van een webshop koppeling om een stuk van het proces te automatiseren. Het web status veld zal bij u met bepaalde statussen gevuld worden door de webshop. U op basis hiervan, in sw-retail automatisch een status hieraan toe kennen. Dit zodat er een groot deel automatisch al voor u ingevuld wordt.



Hiermee kunt u bepalen wat er gebeurd bij een status wijziging (een order kan bijvoorbeeld direct gecrediteerd worden)

• Annuleren - Annuleerd de order automatisch. De order wordt uit SW-Retail gehaald.
• Betaald - Geeft de order automatisch de betaald status.
• Creditnota / Retournota - Maakt de betreffende nota aan.
• Slaved - Deze actie moet u koppelen aan orders die nog kunnen wijzigen in het webshop systeem (b.v. klant kan de artikelen nog aanpassen)

Het kan helaas voorkomen dat een klant een aanbetaling heeft gedaan op een order, of een order heeft geplaatst maar deze zich toch nog bedenkt. De order dient dan geannuleerd of gecrediteerd te worden. Middels onderstaande video's vindt u uitleg hoe dit gedaan kan worden.

Order annuleren zonder aanbetaling

Indien er geen aanbetaling is geweest op de order, kan deze eenvoudig geannuleerd worden. Het kan voorkomen, dat de order wel een factuur nummer heeft gekregen, ga dan door naar de video waarbij er gecrediteerd wordt.

Order annuleren met aanbetaling(crediteren)

Indien er een aanbetaling heeft plaats gevonden heeft de order een factuur nummer gekregen en mag deze niet meer geannuleerd worden. In onderstaande video een uitleg hoe deze order dan gecrediteerd dient te worden.

Geld terug aanbetaling

Indien de klant een bedrag heeft aanbetaald, kan deze terug worden gegeven via de bank. Het kan uiteraard ook voorkomen dat de klant aan de kassa staat. Via de onderstaande video wordt er uitleg gegeven hoe dit verwerkt kan worden op de kassa.

Stel eenvoudig in dat er automatisch een e-mail wordt verzonden bij het versturen van een bestelling.

1. Bekijk de video: Volg de instructies in de video om de automatische e-mailfunctie in te stellen.
2. Taalinstellingen controleren: Zorg dat de taalinstellingen van de e-mailtemplate correct zijn, zodat het systeem de taal aan de bestelling kan koppelen. Dit vereist dat het systeem de juiste landcode herkent, zoals NL of Nederland. De exacte instellingen verschillen per webshopsysteem.

Ga naar en controleer of de landcodes correct zijn ingesteld.

• Vul in het veld Webwinkel land de landcode(s) in, gescheiden door een puntkomma (bijv. NL;Nederland).
• Vink een taal aan als "Standaard" om deze te gebruiken wanneer er geen landcode beschikbaar is.

Met deze stappen zorg je ervoor dat het systeem altijd de juiste taal selecteert voor de automatische e-mails.

Momenteel wordt het versturen van een betaallink enkel ondersteund in combinatie met Paynl.

Aanpassingen Pay.nl

In Paynl moet de terugkoppeling naar SW-Retail aangezet worden. Dit is van belang zodat de order in SW-Retail op betaald gezet wordt op het moment dat een betaling is voldaan en zal er een mail gestuurd worden naar het later in te vullen mail adres. Login op paynl . Ga vervolgens naar beheren -> verkooplocaties en selecteer wijzigen bij de gewenste verkooplocatie. Scroll naar de instelling: Echange URL's en zet verander indien nodig de volgende instellingen:

• Exchange instellen, Ja via de API of plugin meegeven
• Methode van aanroepen, JSON (POST)
• Aanroep herhalen, Uitgevinkt laten

Benodigde instellingen SW-Retail

Om ervoor te zorgen dat u betaallinks kunt genereren vanuit SW-Retail dient u een aantal instellingen in te voeren. Ga voor het aanpassen van deze instellingen naar: Modules → Instellingen.

1. Betaalprovide URL en Email adres

Klik in het linker menu op de optie Orderbeheer en kies het tabblad Algemeen. De instelling die ingevoerd moeten worden zijn: Betaalprovider URL. Dit is de URL waar de klant uitkomt naar het uitvoeren van de betaling. From Email Adres order communicatie. (dit is het email adres waar een mail naar toegestuurd zal worden zodra een betaling is voldaan)

2. Cloud Apparaat toevoegen

Ga in het linkermenu naar de optie Cloud Apparaten. Voeg vervolgens een cloud apparaat toe en voer de volgende gegevens in:

• Naam, Een door u gekozen beschrijving voor het apparaat. Dit kan bijvoorbeeld Paynl zijn.
• Apparaattype, Pay.nl Betaalautomaat.
• Token, De Pay.nl token. Deze is op te vragen bij Pay.nl.
• Service ID, Pay.nl service ID voor de dienst. Deze is op te vragen bij Pay.nl

3. Cloud Apparaat koppelen aan het systeem en (optioneel logo en factuur lay-out toevoegen)

Ga in het linkermenu naar de optie kassabeheer. Selecteer vervolgens bovenin het dropdown menu het kassasysteem dat u gebruikt om orders te verwerken. (standaard is dit (0)Systeem) Ga vervolgens naar het tabblad Overige en pas hier de volgende instellingen aan:

• Betaalautomaat, Cloud Device
• Cloud Betaal Terminal, Selecteer hier de naam die u zojuist heeft ingevoerd bij de vorige stap

4a. Web Mail template aanpassen

Om de link te kunnen sturen moet de betaallink toegevoegd worden aan een Web Mail Template. Ga in het linker menu naar: Orderbeheer en kies vervolgens het tabblad Web Mail Templates. Per status zien u een web mail template. (Op het moment dat u een extra template wilt kunt u een extra status aanmaken onder het tabblad Statussen) Klik bij de gewenste template op Wijzig E-Mail. U kunt nu het veld voor de betaallink toevoegen door de volgende code in de tekst te zetten (dit kan bijvoorbeeld bij de Header tekst): {payment_link}

Alles is nu ingesteld en er kunnen vanaf nu betaallinks worden verstuurd.

Betaallink versturen.
Om de betaallink te versturen kunt u gaan naar Modules → Orderbeheer en kies vervolgens de gewenste order in de orderzoeker. Ga naar het vak Order geschiedenis / communicatie en klik op de Mail knop. Selecteer bij “Kies uw template” de aangemaakte / gewijzigde Web Mail Template. U ziet in de bericht tekst de betaallink voor u klant. Deze kunt u versturen door op Verstuur mail te klikken. De klant ontvangt nu een mail en kan de betaling voldoen. Zodra de betaling is voldaan zal u een mail ontvangen met een bevestiging hiervan en zal de betaling toegevoegd worden aan uw order.

4b. Betaallink en factuur versturen vanaf de kassa

Om de betaallink te kunnen versturen vanuit de kassa dient u het volgende in te stellen:

U kunt het veld toevoegen aan de E-mail Berichttext

Vervolens dient de standaard printout ingesteld te worden bij de kassa. Hier staat de informatie over hoe u dit kunt instellen.

Tot slot dient er de kassaknop "Bon naar Orderbeheer, mail factuur" te worden toegevoegd aan de kassa. Deze knop zorgt ervoor dat er direct een mail met de betaallink en de factuur zal worden verzonden en de kassabon in orderbeheer komt te staan. Zodra de betaling is voltooid zal de status van de order automatisch op betaald komen te staan. Indien er geen e-mail adres bekend is zal het klantenkaarten scherm worden geopend zodat u een email adres in kunt geven. Klik hier voor de intructies om een kassa knop toe te voegen.

4c. Betaallink als QRCode op een factuur versturen

Om de betaallink als QRCode op een factuur te kunnen printen of versturen dient u een veld te voegen U kunt het QRCode veld toevoegen aan de header of footer. Kies hier voor het veld type QRCode en voer in het veld het volgende in: Voor meer informatie over het toevoegen van velden aan een prinout kun u naar de volgende link

Optionele instellingen

• Logo toevoegen. Ga naar het tabblad “Kassabonnen Prints” en selecteer bij “Logo op kassabon” het logo dat u wilt weergeven op de betaalpagina.
• Factuur lay-out toevoegen. Ga naar het tabblad “Overige” en selecteer bij “Printout Factuur Template” de factuur die gedownload kan worden op de betaalpagina.
• Betaallink op factuur. Het is ook mogelijk om de betaallink toe te voegen aan een factuur. Hiervoor kan de tag {payment_url} worden toegeveogd aan de factuur printout.