Kassasysteem Basishandelingen

Start direct met het kassasysteem van SW-Retail. Deze handleiding toont u de basis handelingen zoals verkopen, retouren en kassabonnen verwerken.

Basis handelingen

In deze handleiding vindt u alles wat u moet weten om te kunnen afrekenen met het kassasysteem.

Gebruik van een toetsenbord

Als je de kassa gebruikt op een apparaat met een toetsenbord dan kun je met een aantal sneltoetsen altijd vooruit / achteruit in de schermen. Deze toetsen zijn

Toets	Actie
ESC	Annuleren
F9	Bevestingen / Verder gaan / Afrekenen

Verdere toesencombinaties die je kunt gebruiken

Toets	Actie
Insert	Opent het artikelzoekscherm om snel een artikel te zoeken.
Alt+Insert	Voegt een vrije tekstregel toe aan de kassabon.
Shift+Insert	Opent het scherm om een vrij artikel toe te voegen.
Ctrl+B	Drukt de laatst gemaakte kassabon opnieuw af.
Ctrl+F	Opent het afdrukscherm voor de laatst gemaakte factuur.
Ctrl+M	Opent het scherm om de laatste kassabon digitaal te versturen.
Ctrl+P	Parkeert de huidige kassabon.
F9	Start het afrekenen van de huidige kassabon.

Opstarten kassa systeem.

Nadat je de link hebt gelegd tussen je computer en het kassasysteem kunt je gebruik maken van de kassa.

Video: De kassa opstarten

Inloggen op de kassa.

Inmiddels heb je de kassa opgestart en bent je ingelogd.
Om te kunnen switchen van gebruiker, kun je de knop inloggen gebruiken:

Video: Inloggen op de kassa.

Artikelen scannen.

Na het inloggen kunt u eenvoudig artikelen scannen in sw-retail. Het is mogelijk, dat u een barcode niet kan scannen of dat een artikel helemaal geen barcode heeft. Het is dan mogelijk om binnen het kassasysteem het artikel handmatig te selecteren.

Video: Scannen artikelen in de kassa.

Video: Scannen zonder barcodescanner

Artikelen handmatig toevoegen.

Video: Artikel handmatig toevoegen.

Artikelen verwijderen van de kassabon.

Video: Verwijderen artikelen kassabon

Toevoegen vrije artikelen.

U kunt een vrij artikel toevoegen, als deze niet tussen uw huidige artikelen staat. Deze wordt dan wel geregisteerd als een verkoop en dus meegenomen in de overzichten. Maar deze wordt niet van een bepaalde voorraad afgeboekt.

Video: Toevoegen vrij artikel.

Klantkaart koppelen aan een kassabon

U kunt een klantkaart toevoegen aan een kassabon. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van onze relatiezoeker. Indien er nog geen klantenkaart is aangemaakt, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe klantkaart aan te maken.

U kunt ook een klantenpas scannen in de kassa. Lees hier meer over klantenpassen uitgeven en scannen.

Indien er een klantenpas wordt gescand terwijl reeds een klant zonder gekoppelde klantenpas aan de kassa is gekoppeld, verschijnt de vraag of de gescande klantenpas aan deze klant gekoppeld moet worden.

Video: Toevoegen klantkaart aan kassabon.

Video: Aanmaken klantkaart

Kortingen geven op de kassabon.

Het is mogelijk binnen sw-retail om korting te geven op verschillende manieren. Zo kunt u korting geven op de gehele kassabon of u kunt korting geven per artikel. In swretail kennen wij drie verschillende soorten korting:

Bedrag, dit is een bedrag wat u simpelweg in het kortingsveld invuld, deze wordt vervolgens in mindering gebracht.
Percentage, u vult eerst een percentage getal in gevolgd door het percentage teken.
Absoluut, u geeft een prijs op wat het artikel dient te kosten, dit doet u door het * teken.

Video: Kortingen op kassabon.

Klantkaart koppelen aan de kassabon

Video: Klantkaart_koppelen

Afrekenen met het kassasysteem.

Tot slot, kunt u uiteraard ook met het kassasysteem afrekenen.

Video: Afrekenen op de kassa.

Een bon in of uit de wacht halen (parkeren).

Video: Een bon parkeren en inzien.

Artikeldetails bekijken in de kassa

Video: Artikeldetails zien in de kassa

Een aanbetaling op een bon doen.

Video: Een bon aanbetalen.

Klantenkaart aanmaken vanuit de kassa.

Video: Klantkaart aanmaken vanuit de kassa.

Einde van de dag / Dag afsluiting van de kassa.

De dag afsluiting. Hiervoor kent SW-Retail 3 stappen.

Telling - Het tellen van het geld, wat er op dat exacte moment in de kassalade zit.
Kas Transactie - Bijvoorbeeld het afroamen van teveel contant geld, en dit naar de kluis brengen
ZX-Draai - De omzet van de dag in kunnen zien middels een rapportage.

tablet_kassa_kasopmaak

Om een kas opmaak te starten, dient u hiervoor een knop aan te hebben gemaakt namelijk Kasopmaak. Indien u deze knop nog niet heeft, dient u deze aan te maken. Via onderstaande link kunt u uitleg krijgen hoe u een knop aan moet maken

Klik hier voor instructies hoe u een kassa knop aan moet maken.

Video: Kasopmaak.

ZX Draai afdrukken

Tot slot, kunt u een overzicht van de hele dag afdrukken, u kunt er ook voor kiezen om deze automatisch naar u of de boekhouder te laten mailen.

Indien u dit wilt, kunt u de volgende link volgen om het automatisch versturen in te stellen: Klik hier om uw ZX-Draai automatisch te versturen.

Video: ZX-Draai Kassa

ZX-Draai op de kassa

Video: Z/X Draai

Een pincode gebruiken

Video: Pincode_gebruiken

Verzilveren van een tegoedbon

Video: Tegoedbon_verzilveren

Betalen met een cadeaubon

Let op: als je geen gebruik maakt van het cadeaubonnen volg systeem gaat SW-Retail ervan uit dat bij de verkoop van de cadeaubon een BTW wordt afgedragen van 21%. Dit zal dus bij het inleveren niet meer verrekend worden.

Wil je toch dat er geen BTW wordt gerekend bij uitgifte omdat je artikelen/diensten verkoopt met verschillende btw tarieven, zet dan het vinkje kado uit bij deze betaalmethode.

Wanneer met een cadeaubon wordt betaald en het resterende bedrag onder een ingesteld drempelbedrag uitkomt, kan worden gekozen of het restant als tegoedbon wordt uitgegeven of als wisselgeld wordt teruggegeven. Het drempelbedrag kun je hier aanpassen

Let op: het ingevulde bedrag is de grens waar het resterende bedrag onder moet liggen. Standaard staat hier 100 cent ingesteld. Dit betekent dat bij een restant van 99 cent of minder de keuze wordt aangeboden tussen het uitgeven van een tegoedbon of het teruggeven van wisselgeld. Als het resterende bedrag erboven ligt, word altijd een tegoedbon uitgegeven.

Video: Betalen_met_cadeaubon

Cadeaubon ongeldig maken

Een cadeaubon kan ongeldig worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer deze is verlopen of niet meer gebruikt mag worden. Dit doet u in de kassa via Kassabonnen overzicht en vervolgens Opstaande vouchers.

Tijdens deze verwerking legt u vast hoe de cadeaubon administratief moet worden afgehandeld. Daarbij kiest u tussen Derving en Terugboeken en noteert u de reden van ongeldig maken.

Voor het ongeldig maken van een cadeaubon zijn de juiste rechten nodig. Als deze rechten ontbreken, is de knop voor deze actie niet zichtbaar. Zorg dat de permissie Vouchers ongeldig maken is ingeschakeld.

Open in de kassa Kassabonnen overzicht.
Ga naar Opstaande vouchers.
Zoek en selecteer de juiste cadeaubon.
Klik aan de rechterkant op de knop om de cadeaubon ongeldig te maken.
Kies hoe de cadeaubon moet worden verwerkt: Derving of Terugboeken.
Vul de reden in waarom de cadeaubon ongeldig wordt gemaakt.
Bevestig de actie.
Reken de verwerking af.

Verschil tussen derving en terugboeken

Bij het ongeldig maken van een cadeaubon zijn er twee manieren van verwerken. De juiste keuze is belangrijk voor een correcte financiële verwerking.

Derving: Kies deze optie wanneer de cadeaubon wel is betaald, maar er verder niets meer mee gebeurt. Er wordt geen geld aan de klant teruggegeven. De omzet blijft gelijk en de verwerking wordt afgeboekt op € 0,00.
Terugboeken: Kies deze optie wanneer het bedrag van de cadeaubon wordt terugbetaald aan de klant. Het bedrag van de cadeaubon wordt dan negatief verwerkt.

Kies Terugboeken alleen wanneer daadwerkelijk geld wordt teruggegeven aan de klant. In andere situaties kiest u de verwerking die aansluit op de werkelijke administratieve afhandeling.

Annuleren kassabon

Video: Annuleren kassabon SW-Retail

Kassabonnen digitaal versturen (mailen), factuur (printen, downloaden of digitaal versturen), op het scherm zien of corrigeren

Video: kassabonnen overzicht_1

Kassabonnen overzicht

Video: Kassabonnen overzicht

Kassabonnen overzicht vanuit de kassa

Video: Kassabonnen overzicht

Kassabonnen artikelverkopen

Video: artikelverkopen

Kassabonnen Betalingen

Video: kassabonnen Betalingen

Kassabonnen Openstaande cadeaubonnen

Video: Kassabonnen Openstaande Cadeaubonnen

Kassabonnen Openstaande tegoedbonnen

Video: Kassabonnen Openstaande Tegoedbonnen

Korting geven op de gehele kassabon

Video: Korting gehele kassabon

Korting geven op een kassabon regel

Video: Korting bonregels

Kassabon regels verwijderen

Video: Verwijderen bonregels

Retour boeken zonder kassabon.

Video: Retour zonder kassabon

Retour in contant geld terug geven.

Video: Retourneren in contant.

Retour of derving boeken

Een artikel kan als retour of als derving worden geboekt.

Retour gebruikt u wanneer een artikel wordt omgeruild of teruggenomen van een klant.

Derving gebruikt u bijvoorbeeld bij een kapot, beschadigd of verloren product.

Dit kan op de volgende manieren:

Methode 1: Via een bon

Scan de bon.
Klik op de knop Artikel retour.

Methode 2: Via de kassa

Ga naar Kassa.
Open Kassaoverzichten.
Ga naar Artikelverkopen.
Selecteer het gewenste artikel.
Klik op Artikel retour slaan.

Na het uitvoeren van één van deze stappen verschijnt er een pop-up waarin u kunt kiezen hoe het artikel geboekt moet worden: retour of derving.

Retour Het aankoopbedrag wordt terugbetaald en de voorraad wordt weer aangevuld.

Derving Het aankoopbedrag wordt terugbetaald, maar de voorraad blijft ongewijzigd.

Bon corrigeren vanuit kassabonnen overzicht

In het kassabonnen overzicht kunt u snel een gemaakte bon corrigeren. De bon krijgt dan een nieuwe wijzigingsdatum en wordt met de aangepaste gegevens in het overzicht opgeslagen.

Dit kan via de module "kassa overzichten"

Navigeer naar modules -> kassa overzichten -> kassabonnen.
Klik op de knop "genereer rapport"
Vid de bon die u wilt corrigeren
Kies de optie om de bon te corrigeren.

En dit kan via de kassa:

Navigeer naar modules -> kassa
Log in op het juiste account
Navigeer naar de knop "kassabonnen overzicht"
Vind de bon die u wilt corrigeren
Kies de optie om de bon te corrigeren

Let op! Controleer altijd of de juiste bon is geselecteerd voordat u het corrigeert!

Video: Kassabonnen corrigeren

Verkopen Cadeaubonnen

Om cadeaubonnen te verkopen in het kassasysteem, dient u deze eerst in te stellen. Hiervoor moet u de volgende video's volgen: Klik hier om een cadeaubon in te stellen in uw kassa systeem.

Hierna dient u ook een betaal methode in te stellen als cadeaubon. Volg hiervoor deze video: Klik hier voor instructies hoe u de betaalmethode dient aan te maken voor een cadeaubon.

Tot slot ziet u hieronder de video hoe u vervolgens een cadeaubon kan verkopen:

Video: Cadeaubon_Verkopen

Kopie maken van een kassabon

Video: kopie van een kassabon maken in de tablet kassa

Bon zonder omzet aanslaan, (voorraad afboeken in de kassa)

U kunt kassabonnen aanmaken waar geen omzet op geboekt wordt en dus enkel de voorraad zal worden gemuteerd. Er zal wel een kasabon van de order worden aangemaakt maar alle prijzen komen op 0,00 te staan. U kunt dit onder andere gebruiken om voorraad af te boeken in de kassa.

Stap 1 - Kassa knop aanmaken (voorbereiding)

U dient eerst een kassa knop actie aan te maken waar de actie Afboeking aan is gekoppeld. Hoe maak ik een kassaknop aan?

Stap 2 - Artikelen aanslaan

In de kassa kunt u de artikelen waarvan u een bon wilt aanslaan zonder omzet toevoegen.

Stap 3 - Afboeken

Tot slot kunt u op de aangemaakte knop Afboeking klikken om de bon aan te slaan. Er is nu een kassabon aangeslagen waarbij alle bedragen op 0,00 staan en de voorraad is afgeboekt.

Verhuren van een artikel

U kunt artikelen verhuren voor een bepaalde periode. Zodra deze periode is verstreken zal de verkoopprijs gemuteerd worden.

Verhuur artikel aanmaken

U dient eerst een artikel aan te maken via de voorraadmodule. Vervolgens kunt u onder het kopje Artikel Configuratie het vinkje verhuur aanzetten. Door dit aan te zetten zullen er 2 extra opties verschijnen. De optie Verhuur borg bedrag: Indien er borg moet worden betaald kan dat hier ingevoerd worden en de optie Verhuur uren: Dit de periode in uur dat het artikel zal worden verhuurd. Na het aantal uren dat hier is ingevoerd zal (indien de order geparkeerd staat) de verkoopprijs worden gemuteerd. De verkoopprijs die u invoerd bij het artikel is de prijs dat het kost om het artikel voor het ingevoerde aantal uren te huren.

Verhuur uitvoeren op de kassa

Om het verhuren van een artikel uit te voeren in de kassa kunt u het artikel toevoegen aan de order. Indien er borg is ingevoerd zal deze ook zichtbaar worden in de kassa. Vervolgens kunt u klikken op Afrekenen om naar het afrekenscherm te gaan. Indien er borg betaald moet worden zal dit bedrag zichtbaar zijn als het te betalen bedrag. Zodra u de borg afrekend zal deze automatisch worden geparkeerd. Indien er geen borg is kunt u de order parkeren.

Zodra de klant het artikel terugbrengt kunt u de order vinden onder de kassaknop Verhuur inzien. (indien u deze knop nog niet heeft kunt u dit toevoegen door een kassaknop toe te voegen) U kunt de order van de klant opzoeken en selecteren. Indien er borg was betaald zal er gevraagd worden hoeveel borg er terug moet naar de klant. Vervolgens kunt u de bon afreken.

(Optioneel)Verhuur Bon aanpassen

Bij het aanslaan van een verhuur artikel krijgt u op de bon wat informatie over het artikel te zien. Ook zal er een andere footer weergegeven kunnen worden. Hier kunt u de standaard informatie wijzigen

Retour pinnen

U kunt retourpinnen met SW-Retail en de betaalautomaat. U moet hiervoor wel retourpinnen aan laten zetten bij uw betalingprovider.

Er is een machtiging (Kassa) Retour pinnen waarmee u het mogelijk maakt om retour pinnen aan of uit te zetten voor een machtigingniveau.

Artikelen op een aparte regel

U kunt hetzelfde artikel op een aparte regel afrekenen in de kassa. Dit kunt u doen door het vinkje apart (rechtsbovenin) aan te vinken. Als het dit is aangevinkt en u 2 keer hetzelfde artikel scant zullen hier 2 aparte kassa regeles voor komen. Dit kan gebruikt worden indien er bijvoorbeeld korting moet worden gegeven op 1 van de 2 artikelen.