Start direct met het kassasysteem van SW-Retail. Deze handleiding toont u de basis handelingen zoals verkopen, retouren en kassabonnen verwerken.
Korte uitleg van de basis handelingen van SW-Retail
Korte uitleg basis handelingen
Op deze online hulp pagina zal er een korte uitleg gegeven worden over de basis handelingen van de online kassa.
SW-Retail raadt aan om de kassa te gebruiken in horizontale positie
SW-Retail op homescreen zetten van een mobiel apparaat
Je kunt SW-Retail als app gebruiken op je telefoon door SW-Retail op je homescreen te zetten.
Android apparaten
Bij apparaten die Android draain verschijnt op het login scherm een knop om dit te doen.
Apple apparaat
Open Safari en ga naar de SW-Retail website.
Tik op de deelknop (het vierkant met een pijltje omhoog).
Scroll naar beneden en tik op ‘Zet op beginscherm’.
Geef de snelkoppeling de naam SW-Retail (dit is standaard ingevuld)
Tik op ‘Voeg toe’ (rechtsboven).
De website verschijnt nu als een icoon op je beginscherm, net als een app.
Zie ook het filmpje
Video: Applicatie installeren Apple.
Systeem koppelen aan de online kassa.
Iedere kassa moet gekoppeld worden. Bij het 1e keer opstarten van de kassa moet u deze koppelen aan een gekoppeld systeem. Hiervoor verschijnt een popup. Dit kan op afstand gebeuren, of op lokatie.
Alle kassa's die aangesloten zijn kunt u een naam geven. Om het systeem een naam te kunnen geven heeft u het ID nodig.
Om correct gebruik te kunnen maken van de online kassa dient de computer het ID van te kassa te weten.
Indien dit niet wordt uitgevoerd, weet de computer ook niet welke kassa gekozen dient te worden.
Let op, indien u een medewerker bent van de kassa, dient u direct via de telefoon het sessie ID door te geven, deze is maximaal één uur geldig!
Video: Tablet koppelen aan Kassa.
Systeem koppelen op afstand met de kassa.
Indien u een systeem administrator bent van de kassa kunt u deze zelfstandig koppelen. Via onderstaande video ontvangt u uitleg hoe dit moet.
Video: Koppelen op Afstand
Bluetooth LI4278 scanner koppelen
Om gebruik te kunnen maken van de bluetooth scanner dient u onderstaande stappen goed te volgen. Sporadisch kan het voorkomen, dat het linken niet direct lukt, graag willen wij u dan vragen opnieuw te beginnen
bij stap 1.
Via deze knop: Klik Hier kunt je een document downloaden met barcodes die je moet scannen om de bluetooth verbinding aan te zetten. Print dit document uit.
Stap 1 Je moet eerst de barcode scanner gereed te maken voor de bluetooth verbinding. Download het document hierboven, print het uit, en scan de barcode boven de tekst HID PROFILE (SLAVE)
Stap 2 Leg je barcodescanner nu terug op zijn basis station. Via onderstaande foto's en tekst krijgt je nu uitleg hoe je de barcode scanner koppelt aan uw tablet.
Stap 3 Er zal nu een piep te horen zijn, en op je iPad zal te lezen zijn dat de barcode scanner verbinding heeft met je iPad. Je kunt nu gebruik maken van de barcode scanner.
LI4278 scanner volledig resetten.
Indien er problemen optreden met de LI4278 scanner kunt u de scanner volledig resetten door de scanner in de houder te plaatsen en vervolgens de scan knop (terwijl de scanner in de houder zit) ingedrukt te houden tot de scanner een signaal geeft via een orde lamp.
Deze actie duurt 20 a 30 seconden. Zodra de scanner is gereset kunt u de scanner opnieuw instellen. Dit kunt u doen met de volgende instructies: https://swretail.nl/install
Gebruik van een toetsenbord
Als je de kassa gebruikt op een apparaat met een toetsenbord dan kun je met een aantal sneltoetsen altijd vooruit / achteruit in de schermen. Deze toetsen zijn
Toets
Actie
F8
Annuleren
F9
Bevestingen / Verder gaan / Afrekenen
Ook kun je aan de betaalmethoden een F knop koppelen zodat je deze kunt gebruiken om snel af te rekenen.
Opstarten kassa systeem.
Nadat je de link hebt gelegd tussen je computer en het kassasysteem kunt je gebruik maken van de kassa.
Video: De kassa opstarten
Inloggen op de kassa.
Inmiddels heb je de kassa opgestart en bent je ingelogd.
Om te kunnen switchen van gebruiker, kun je de knop inloggen gebruiken:
Video: Inloggen op de kassa.
Artikelen scannen.
Na het inloggen kunt u eenvoudig artikelen scannen in sw-retail.
Het is mogelijk, dat u een barcode niet kan scannen of dat een artikel helemaal geen barcode heeft.
Het is dan mogelijk om binnen het kassasysteem het artikel handmatig te selecteren.
Video: Scannen artikelen in de kassa.
Video: Scannen zonder barcodescanner
Artikelen handmatig toevoegen.
Video: Artikel handmatig toevoegen.
Toetsenbord gebruiken met een barcode scanner gekoppeld aan een Tablet.
Video: Toetsenbord op tablet kassa
Artikelen verwijderen van de kassabon.
Video: Verwijderen artikelen kassabon
Toevoegen vrije artikelen.
U kunt een vrij artikel toevoegen, als deze niet tussen uw huidige artikelen staat.
Deze wordt dan wel geregisteerd als een verkoop en dus meegenomen in de overzichten.
Maar deze wordt niet van een bepaalde voorraad afgeboekt.
Video: Toevoegen vrij artikel.
Klantkaart koppelen aan een kassabon
U kunt een klantkaart toevoegen aan een kassabon.
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van onze relatiezoeker.
Indien er nog geen klantenkaart is aangemaakt, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe klantkaart aan te maken.
Video: Toevoegen klantkaart aan kassabon.
Video: Aanmaken klantkaart
Kortingen geven op de kassabon.
Het is mogelijk binnen sw-retail om korting te geven op verschillende manieren.
Zo kunt u korting geven op de gehele kassabon of u kunt korting geven per artikel.
In swretail kennen wij drie verschillende soorten korting:
Bedrag, dit is een bedrag wat u simpelweg in het kortingsveld invuld, deze wordt vervolgens in mindering gebracht.
Percentage, u vult eerst een percentage getal in gevolgd door het percentage teken.
Absoluut, u geeft een prijs op wat het artikel dient te kosten, dit doet u door het * teken.
Video: Kortingen op kassabon.
Klantkaart koppelen aan de kassabon
Video: Klantkaart_koppelen
Afrekenen met het kassasysteem.
Tot slot, kunt u uiteraard ook met het kassasysteem afrekenen.
Video: Afrekenen op de kassa.
Een bon in of uit de wacht halen (parkeren).
Video: Een bon parkeren en inzien.
Een aanbetaling op een bon doen.
Video: Een bon aanbetalen.
Klantenkaart aanmaken vanuit de kassa.
Video: Klantkaart aanmaken vanuit de kassa.
Einde van de dag / Dag afsluiting van de kassa.
De dag afsluiting. Hiervoor kent SW-Retail 3 stappen.
Telling - Het tellen van het geld, wat er op dat exacte moment in de kassalade zit.
Kas Transactie - Bijvoorbeeld het afroamen van teveel contant geld, en dit naar de kluis brengen
ZX-Draai - De omzet van de dag in kunnen zien middels een rapportage.
tablet_kassa_kasopmaak
Om een kas opmaak te starten, dient u hiervoor een knop aan te hebben gemaakt namelijk Kasopmaak.
Indien u deze knop nog niet heeft, dient u deze aan te maken. Via onderstaande link kunt u uitleg krijgen hoe u een knop aan moet maken
Soms is iemand zijn pincode vergeten. In dat geval kan deze gereset worden. Dit doe je onder Instellingen -> Medewerkers. Op dit scherm zoekt u de medewerker op, en drukt u op de knop "Reset PIN".
De medewerker kan vervolgens op het loginscherm van de kassa een nieuwe pincode instellen door op de "Pen" knop te drukken naast de naam van de medewerker.
Instellen dat een pincode vereist is om in te loggen
Video: Pincode_vereisen
Verzilveren van een tegoedbon
Video: Tegoedbon_verzilveren
Betalen met een cadeaubon
Let op: als je geen gebruik maakt van het cadeaubonnen volg systeem gaat SW-Retail ervan uit dat bij de verkoop van de cadeaubon een BTW wordt afgedragen van 21%. Dit zal dus bij het inleveren niet meer verrekend worden.
Wil je toch dat er geen BTW wordt gerekend bij uitgifte omdat je artikelen/diensten verkoopt met verschillende btw tarieven, zet dan het vinkje kado uit bij deze betaalmethode.
Video: Betalen_met_cadeaubon
Enkelvoudige cadeaubonnen
Als er van tevoren bekend is welke btw afgedragen wordt bij het inleveren van een cadeaubon, dan moet deze btw afgedragen bij de verkoop van de cadeaubon. Dit heet bij de Nederlandse overheid: Enkelvoudige cadeaubonnen/vouchers.
Dit betekend dat wanneer je op alle diensten/goederen die je verkoopt één soort btw tarief hanteerd, bijvoorbeeld 21%, dat de btw afgedragen moet worden bij de verkoop van cadeaubonnen.
In SW-Retail kan je dit gemakkelijk instellen door de instelling 'Cadeaubon/Voucher modus' op "Enkelvoudig" te zetten.
Als cadeaubonnen die verkocht zijn met btw weer ingeleverd worden, dan zullen deze als een negatief artikel op de bon worden aangeslagen. Zo wordt er niet nogmaals btw over het bedrag van de cadeaubon verheven.
Verkoop jij goederen/diensten met verschillende btw tarieven, laat dan de instelling Cadeaubon/Voucher modus op Meervoudig staan. Voor jouw winkel verandert er dus verder niets.
Enkelvoudig cadeaubonnen zullen als een aparte post op de ZX-Draai komen te staan. Als je de instelling op enkelvoudig komen deze posten er extra bij op jouw ZX-Draai.
Let op: maak jij gebruik van een cadeaubonnen betaalmethode zonder het cadeaubonnen volg systeem van SW-Retail, dan handelen wij de aanschaf en inlevering van de cadeaubon af zoals de instelling Cadeaubon/Voucher modus op dat moment ingesteld staat.
Annuleren kassabon in sw-retail
Video: Annuleren kassabon SW-Retail
Aanmaken knoppen op de kassa.
Geldt zowel voor online als voor de Windows kassa
Video: Aanmaken knoppen op de kassa
Aanmaken sub knoppen op de kassa.
Geldt zowel voor online als voor de Windows kassa
Video: Aanmaken sub knoppen op de kassa
Kassabonnen digitaal versturen (mailen), factuur (printen, downloaden of digitaal versturen), op het scherm zien of corrigeren
Tot slot ziet u hieronder de video hoe u vervolgens een cadeaubon kan verkopen:
Video: Cadeaubon_Verkopen
Backoffice order ophalen in de kassa
Video: Ophalen van order in de kassa
Aanbetalingen
Via onderstaande video's ontvangt u uitleg hoe het nieuwe aanbetaling systeem binnen sw-retail werkt. U kunt aanbetalingen doen van het volledige bedrag maar u kunt ook aanbetalingen doen van bijvoorbeeld de helft.
Aanbetalingen instellen zodat u deze kunt verwerken
Onderstaande video geeft u uitleg hoe u een aanbetaling kan doen op de kassa. Let op, een aanbetaling kan volledig zijn dus 100% van het bedrag maar kan ook een deel aanbetaling zijn.
Video: Aanbetaling in de kassa
Aanbetaling verwerken in de backoffice
Nadat de order is aanbetaald, komt deze in de backoffice. Indien de aanbetaling 100% is geweest gaat de order automatisch naar de backoffice.
Vanuit de backoffice kunt u ervoor kiezen om vervolgens een factuur af te laten drukken om deze ook mee te geven aan de klant.
Video: Aanbetaling verwerken in Backoffice
Aanbetaling vanuit backoffice terug naar de kassa
Nadat de order het gehele bestel traject is doorgeweest en deze klaar is om uitgeleverd te worden kan deze terug gezonden worden naar de kassa.
Video: Aanbetaling terug sturen naar de kassa
Kopie maken van een kassabon
Video: kopie van een kassabon maken in de tablet kassa
Klantendisplay
U kunt een klantendisplay aansluiten op uw kassa.
Instellen
Het klantendisplay is een html pagina die ververst wordt op het moment dat de kassa een artikel aanslaat / naar het login scherm springt. Het scherm kent 3 schermen
Login -- het scherm dat getoond wordt als de kassa op de login pagina staat.
Verzamelen -- het scherm dat de artikelen toont op het moment dat u artikelen aanslaat
Betaling -- het scherm dat getoond wordt als de kassa op de betaalpagina staat
De layout van het scherm is zelf te wijzigen. U moet hiervoor wel kennis hebben van CSS en HTML.
Ingebruikname op een touchscreen kassa
U kunt het customerdisplay gebruiken door de juiste startfile (batchfile) te downloaden
Start het batch bestand. U moet eenmalig inloggen op het customerdisplay scherm. Het systeem verkrijgt nu een toegangsleutel voor het scherm en zal in het vervolg automatisch opstarten.
Ingebruikname op een willekeurig scherm
U moet met uw browser de volgende url oproepen https://uw cloudomgeving/swcloud/TbltMain/CustomerDisplay/kassa_id van het display. U moet inloggen. Het systeem verkrijgt nu een toegangsleutel voor de browser. U kunt daarna weer uitloggen en nogmaals naar dezelfde URL gaan. Het customerdisplay is nu klaar voor gebruik. Tip: zet de browser in fullscreen mode.
Bon zonder omzet aanslaan, (voorraad afboeken in de kassa)
U kunt kassabonnen aanmaken waar geen omzet op geboekt wordt en dus enkel de voorraad zal worden gemuteerd. Er zal wel een kasabon van de order worden aangemaakt maar alle prijzen komen op 0,00 te staan. U kunt dit onder andere gebruiken om voorraad af te boeken in de kassa.
Stap 1 - Kassa knop aanmaken (voorbereiding)
U dient eerst een kassa knop actie aan te maken waar de actie Afboeking aan is gekoppeld.
Stap 2 - Artikelen aanslaan
In de kassa kunt u de artikelen waarvan u een bon wilt aanslaan zonder omzet toevoegen.
Stap 3 - Afboeken
Tot slot kunt u op de aangemaakte knop Afboeking klikken om de bon aan te slaan. Er is nu een kassabon aangeslagen waarbij alle bedragen op 0,00 staan en de voorraad is afgeboekt.
Verhuren van een artikel
U kunt artikelen verhuren voor een bepaalde periode. Zodra deze periode is verstreken zal de verkoopprijs gemuteerd worden.
Verhuur artikel aanmaken
U dient eerst een artikel aan te maken via de voorraadmodule. Vervolgens kunt u onder het kopje Artikel Configuratie het vinkje verhuur aanzetten. Door dit aan te zetten zullen er 2 extra opties verschijnen. De optie Verhuur borg bedrag: Indien er borg moet worden betaald kan dat hier ingevoerd worden en de optie Verhuur uren: Dit de periode in uur dat het artikel zal worden verhuurd. Na het aantal uren dat hier is ingevoerd zal (indien de order geparkeerd staat) de verkoopprijs worden gemuteerd. De verkoopprijs die u invoerd bij het artikel is de prijs dat het kost om het artikel voor het ingevoerde aantal uren te huren.
Verhuur uitvoeren op de kassa
Om het verhuren van een artikel uit te voeren in de kassa kunt u het artikel toevoegen aan de order. Indien er borg is ingevoerd zal deze ook zichtbaar worden in de kassa. Vervolgens kunt u klikken op Afrekenen om naar het afrekenscherm te gaan. Indien er borg betaald moet worden zal dit bedrag zichtbaar zijn als het te betalen bedrag. Zodra u de borg afrekend zal deze automatisch worden geparkeerd. Indien er geen borg is kunt u de order parkeren.
Zodra de klant het artikel terugbrengt kunt u de order vinden onder de kassaknop Verhuur inzien. (indien u deze knop nog niet heeft kunt u dit toevoegen door een kassaknop toe te voegen) U kunt de order van de klant opzoeken en selecteren. Indien er borg was betaald zal er gevraagd worden hoeveel borg er terug moet naar de klant. Vervolgens kunt u de bon afreken.
(Optioneel)Verhuur Bon aanpassen
Bij het aanslaan van een verhuur artikel krijgt u op de bon wat informatie over het artikel te zien. Ook zal er een andere footer weergegeven kunnen worden.
Vragen omtrent online omgeving
Windows gebaseerd
Indien er een update heeft plaats gevonden en u ziet de gegevens anders dan u verwacht kan dit te maken hebben met uw cache op de webbrowser.
Deze kunt u eenvoudig leegmaken, in Google Chrome drukt u op de toetsen combinatie: CTRL + F5.
Apple Mac
Bij een MAC zal deze combinatie COMMAND + R zijn, op deze manier cleared u de cache, hierna kan u de pagina herladen.
Retour pinnen
U kunt retourpinnen met SW-Retail en de betaalautomaat. U moet hiervoor wel retourpinnen aan laten zetten bij uw betalingprovider.
Er is een machtiging (Kassa) Retour pinnen waarmee u het mogelijk maakt om retour pinnen aan of uit te zetten voor een machtigingniveau.
Artikelen op een aparte regel
U kunt hetzelfde artikel op een aparte regel afrekenen in de kassa. Dit kunt u doen door het vinkje apart (rechtsbovenin) aan te vinken.
Als het dit is aangevinkt en u 2 keer hetzelfde artikel scant zullen hier 2 aparte kassa regeles voor komen. Dit kan gebruikt worden indien er bijvoorbeeld korting moet worden gegeven op 1 van de 2 artikelen.
Foutmelding kassa al in gebruik!
Foutmelding, kassa al in gebruik kassa start niet probleem dubbel id gekoppeld
Soms krijgt u onderstaande foutmelding:
Kassa al in gebruik!
Dit kassa id is al in gebruik op een andere computer of er zijn extra tabbladen geopend voor dit kassa id. Sluit het extra tabblad, of neem contact op met uw systeemeeheerder om dit op te lossen.
Uitleg:
Iedere kassa in SW-Retail heeft een ID, een uniek nummer waar alle verkopen aan gekoppeld worden. Het is erg belangrijk dat er niet twee kassa's met hetzelfde ID draaien. Krijgt u deze melding dan is dat dus aan de hand.
Oorzaken: Soms gebeurd dit omdat iemand op een andere computer in zijn browser (per-ongeluk) de kassa module opstart en deze module dan al geconfigureerd is voor uw kassa . Of er is een andere computer waarop de kassa gedraaid heeft in het verleden weer aangezet. Ook kan het zijn dat er een extra tabblad is geopend waarop de kassa weer is gestart, de kassa draait dan in twee tabbladen.