Koppelingen

Google Shopping werking

Het is mogelijk om Google Shopping te koppelen aan uw SW-Retail webshop. Dit kan door Google automatisch een bestand op te laten halen, dat de Google Shopping Feed heet. Dit zorgt ervoor dat uw assortiment ook via Google Shopping is te vinden. Via Google kan worden ingesteld met wat voor frequentie dit bestand moet worden opgehaald.

Google Shopping feed voorwaarden

De Google Shopping feed kan enkel worden gebruikt in samenhang met de SW-Retail webshop. Alleen artikelen waarvan de volgende informatie is ingevoerd, zullen in de feed komen te staan: Artikelomschrijving, Additionele artikelomschrijving, Fabrikant, Verkoopprijs en een geldige EAN-13 code.

Google Shopping feed instellen

Om gebruik te maken van de Google Shopping feed dient u eerst een account aan te maken voor het Google Merchant Center. U kunt daar uw sites claimen. Kies hier voor de optie 'I have access to my server' en vervolgens 'Add an HTML Tag to My homepage'. De meta tag die u te zien krijgt, kunt u instellen onder Google site verification tag . Via het Google Merchant Center kunt u een Google Shopping feed toevoegen. Hoe de feed precies is in te stellen kunt u vinden in de documentatie van Google. Kies als feed optie voor 'Scheduled fetch' (Google haalt dan dus eens per ingestelde tijd de feed op vanaf de webshop). Gebruik voor de feed url domeinnaam/google_shopping_feed, dus bijvoorbeeld https://www.swretail.nl/google_shopping_feed.

Artikelen publiceren op Google Shopping

Zodra de kopppeling correct is ingesteld zal er een extra blok genaamd Google Shopping worden weergegeven in voorraadbeheer. Indien niet alle benodigde artikelgegevens zijn ingevoerd, komt er een foutmelding in beeld. Hierin staat welke informatie moet zijn ingevoerd. Indien er geen foutmelding staat, kan het artikel worden gepubliceerd door Publiceren op Google Shopping aan te vinken.

Om spam te voorkomen op contact formulieren kunt u gebruik maken van reCAPTCHA. Dit is een tool van Google waarmee u kunt zorgen dat er geen spam op formulieren ingevuld kan worden. Dit kan gedaan worden zonder invloed te hebben op uw conversie.

SW-Retail gebruikt reCAPTCHA V3 van Google als spamfilter voor formulieren. Voor meer informatie over de precieze werking en de gevolgen voor de privacy van uw gebruikers verwijzen wij naar Google.

Om recaptcha te gebruiken moet u uw site aanmelden bij Google reCAPTCHA. U krijgt hierbij twee codes. De sitesleutel en de geheime sleutel. Deze moet u beide in SW-Retail invoeren. Formulieren zijn dan automatisch beveiligd.

Let op dat dit niet betekend dat er nooit meer spam op uw contact formulier kan ontstaan, dit blijft nog steeds mogelijk.

Koongo werking

Via Koongo kunt u uw producten aanbieden op verschillende verkoopplatformen zoals bijvoorbeeld Amazon, Bol.com en facebook. Het is mogelijk om Koongo te koppelen aan uw SW-Retail webshop. Koongo kan automatisch een artikelbestand ophalen van uw webshop de artikelen in te lezen. Het bestand dat Koongo hiervoor gebruikt is de Google Shopping feed. Via Koongo kan worden ingesteld met wat voor frequentie dit bestand moet worden opgehaald.

Koongo koppelen

om Koongo te koppelen aan uw SW-Retail webshop moet u Googleshopping aan zetten. Dit kunt u doen de het vinkje bij google shopping aan te zetten: . Zodra u dit heeft gedaan is het mogelijk om de koppeling te leggen door een account aan te maken bij Koongo, vervolgens een winkel toe te voegen met als platform CUSTOM PLATFORM. Hier kunt u vervolgens de link naar uw google shopping feed ingeven. Gebruik voor de feed url domeinnaam/google_shopping_feed, dus bijvoorbeeld https://www.swretail.nl/google_shopping_feed. Indien u vragen heeft over het instellen van de feed in Koongo kunt u contact opnemen met Koongo.

Artikelen toevoegen aan de Google shopping feed

Zodra de kopppeling correct is ingesteld zal er een extra blok genaamd Google Shopping worden weergegeven in voorraadbeheer. Indien niet alle benodigde artikelgegevens zijn ingevoerd, komt er een foutmelding in beeld. Hierin staat welke informatie moet zijn ingevoerd. Indien er geen foutmelding staat, kan het artikel worden gepubliceerd door Publiceren op Google Shopping aan te vinken.

Facebook/Instagram shopping koppelen

Het is mogelijk om Facebook/Instagram shopping te koppelen aan uw SW-Retail webshop. Facebook kan automatisch een artikelbestand ophalen van uw webshop de artikelen in te lezen. Het bestand dat facebook hiervoor gebruikt is de Google Shopping feed. Via facebook kan worden ingesteld met wat voor frequentie dit bestand moet worden opgehaald.

Facebook/Instagram shopping koppelen

om Facebook te koppelen aan uw SW-Retail webshop dient u google shopping aan te zetten. Dit kunt u doen de het vinkje bij google shopping aan te zetten: . Zodra u dit heeft gedaan is het mogelijk om de koppeling te leggen door via facebook de feed in te stellen. Gebruik voor de feed url domeinnaam/google_shopping_feed, dus bijvoorbeeld https://www.swretail.nl/google_shopping_feed. Indien u vragen heeft over het instellen van de feed in Facebook kunt u contact opnemen met Facebook.

Informatie over het koppelen kunt u hier vinden: https://www.facebook.com/business/help/125074381480892?id=725943027795860

Het instellen van de feed staat beschreven onder: Een gepland overzicht instellen.

Artikelen toevoegen aan de Google shopping feed

Zodra de kopppeling correct is ingesteld zal er een extra blok genaamd Google Shopping worden weergegeven in voorraadbeheer. Indien niet alle benodigde artikelgegevens zijn ingevoerd, komt er een foutmelding in beeld. Hierin staat welke informatie moet zijn ingevoerd. Indien er geen foutmelding staat, kan het artikel worden gepubliceerd door Publiceren op Google Shopping aan te vinken.

Webwinkel Keur Koppelen

WebwinkelKeur kan gekoppeld worden aan uw SW-Retail webshop. Via WebwinkelKeur kunt u automatisch reviewverzoeken laten sturen, de WebwinkelKeur sidebar met het keurmerk weergeven op de webshop en een widget waarin reviews te zien zijn weergeven in de footer van de webshop. WebwinkelKeur kan gekoppeld en ingesteld worden

Het maken van de koppeling

Het is handig om onderstaande informatie van te voren even door te lezen zodat je weet hoe een en ander werkt.

Als je klaar bent om de koppeling te maken, maak je een afspraak met de helpdesk van SW-Retail. Om de koppeling op te kunnen zetten zijn wij de API gegevens nodig van jouw bol.com account.

Indien je nog geen API gegevens hebt kun je die op de volgende manier ophalen bij bol.com.

1. Login op bol.com
2. Klik rechtsboven in het bol.com hoofdscherm op je account naam en ga vervolgens naar Instellingen.
3. Onder de kop Diensten kun je klikken op API instellingen.
4. Voer nu bij Technische contactpersoon je naam, E-mailadres en telefoonnummer in en klik op opslaan.
5. Tot slot kun je onder Client Credentials een API account aanmaken door op aanmaken te klikken. Hier word gevraagd om een naam voor de API gebruiker in te geven. Hier kan je bijvoorbeeld je eigen naam of de naam van je bedrijf invoeren.
6. De api gegevens zijn nu aangemaakt en kun je naar ons toesturen. Wij zijn een Client ID en een Client Secret nodig om de koppeling tot stand te brengen. Het client ID zie je direct in beeld, de Client Secret kun je inzien door te klikken op Toon secret.

Als je al graag artikelen wilt instellen zonder dat de koppeling gemaakt is dan kan dat. We kunnen de artikelvelden van te voren voor je zichtbaar maken. Als je dat wilt kun je dat aangeven bij de helpdesk via onze chat.

Een artikel op BOL publiceren

De bol.com koppeling stuurt artikelen realtime door naar bol.com. Als je dus een wijziging maakt, dan duurt het maximaal een paar minuten voordat deze wijziging op bol.com te zien is. (vaak sneller) Bij de 1e keer synchroniseren duurt het langer, dit omdat er een initiele import plaats moet vinden van alle artikelen.

Productinformatie op BOL

U kunt met onze koppeling alleen meeliften met artikelen die al op BOL staan (waar de EAN dus al van bekend is). Voor artikelen waarvan de EAN niet bekend is, maakt de koppeling deze aan, maar u moet de informatie dan zelf nog verrijken in het BOL backend.

Op dit moment ondersteunen we de product informatie feed nog niet.

Artikelen op BOL publiceren

Alleen artikelen met het vinkje "Publiceren op BOL" en een geldige EAN code worden naar BOL gestuurd. Meer informatie over BOL en eancodes BOL doet nog een controle op de artikel informatie. Doorgaans gaat dit heel snel, maar soms duurt dit wat langer. Dat kan ervoor zorgen dat het even duurt voordat een wijziging zichtbaar wordt.

De leverbelofte

Het is voor BOL belangrijk dat je een leverbelofte afgeeft. Dit houdt in dat je aangeeft hoe snel je het artikel kunt leveren. Je kunt dit aangeven in het veld Leverbelofte op BOL. De waardes die u daar kunt kiezen zitten vast in het BOL platform.

Bij het starten staat deze waarde altijd op "Volg standaard" Dit houdt in dat het systeem de standaard instelling doorgeeft.

De leverbelofte als je geen voorraad meer hebt

Hiervoor kun je het veld "Leverbelofte op BOL geen voorraad" gebruiken. Dit is dezelfde leverbelofte, alleen dit veld wordt gebruikt als je geen voorraad meer hebt van een artikel. Het kan namelijk zo zijn dat als er geen voorraad is het toch mogelijk is het artikel te bestellen omdat je het zelf na kunt bestellen bij jouw leverancier. Je kunt dat dan hier aangeven. Bij het starten met de koppeling staat dit veld op "Niet leverbaar". Dit houdt in dat je bij geen voorraad het artikel niet meer kunt bestellen bij bol.com Als extra wordt nog meegenomen in de koppeling het veld "Uitlopend" Staat dit op JA (dus het artikel is niet meer nabestelbaar) dan wordt het artikel op BOL ook op 0 voorraad gezet.

Samengevat:

• Je zet het veld "leverbelofte als je geen voorraad hebt"
• De voorraad in bol.com wordt dan altijd op 100 gezet
• De leverbelofte in BOL volgt de echte voorraad
• Heb je nog wel voorraad, dan staat er de waarde uit "De leverbelofte"
• Heb je geen voorraad, dat staat er de waarde uit "De leverbelofte als je geen voorraad hebt"

Een andere prijs hanteren

Je kunt aan BOL een andere prijs doorgeven. Dit is mogelijk gemaakt omdat b.v. verzendkosten het product iets duurder maken. Als je dit veld op 0 laat staan dan wordt de normale verkoopprijs van het product gebruikt.

Staffelkorting

Het is mogelijk om staffelkortingen te hanteren voor bol.com. Klik hier om de instructies in te zien over het invoeren van staffelkortingen bij een product. De ingevoerde staffelkortingen zullen worden doorgezet naar bol.com. Indien je voor bol.com specifieke staffelkortingen wilt geven kun je voor bol.com een klantgroep maken en deze koppelen . Je kunt de klantgroep selecteren onder gekoppelde klantgroep.

Artikelfotos

De 1e artikelfoto die je toevoegd wordt aan bol.com door gegeven. Het is wel zo dat als het artikel al bestaat er een andere artikelfoto zichtbaar wordt dan de jouwe. Dit is een beslissing van BOL. Hetzelfde geld voor producteksten e.d.

In een keer meerdere artikelen naar BOL sturen

De veldjes "Publiceren op BOL", "Leverbelofte op BOL" en "Leverbelofte op BOL geen voorraad" kun je ook met een "actie op selectie" beheren.

U kunt ook van de import module gebruiken maken om de BOL velden te updaten. Alle velden van BOL zitten erin. Let wel op dat je geldige waardes gebruikt voor de leverbelofte!

Orders

Orders worden automatisch doorgezet naar Orderbeheer in SW-Retail

• We gebruiken voor het aanmaken van de orders in SW-Retail de EAN code dit bol.com terugstuurd naar ons.
• Deze EAN code moet bekend zijn in SW-Retail.
• Het is niet nodig, mits de EAN in SW-Retail staat, om de producten via SW-Retail aan te laten maken. De helpdesk moet hier wel iets voor instellen.
• De prijs voor het artikel halen we uit de order informatie die BOL terugstuurd. Als deze dus om wat voor reden ook anders is dan de prijs in SW-Retail dan zie je dus afwijkende prijzen.
• De trackercode wordt ook doorgestuurd naar BOL (je kunt bij ons een postnl koppeling aan leggen waarmee dit grotendeels geautomatiseerd is)

Eancodes en BOL

Bol.com verwacht een eancode bij ieder artikel. Je moet dus eancodes toevoegen aan SW-Retail. Je kunt niet de zelf gegenereerde barcode van SW-Retail gebruiken voor Bol.com

Op het moment dat je een eancode toevoegd aan een artikel, dan zal de koppeling automatisch deze barcode kiezen. Je hoeft verder geen vinkjes oid te zetten, de koppeling kiest zelf de juiste ean.

Heb je meerdere barcodes / eancodes gekoppeld aan het artikel, dan kiest het systeem voor de EAN code waarbij het vinkje printen is aangezet. Heb je dit niet aangevinkt bij een eancode, dan pakt het systeem de eerst beschikbare eancode.

In ieder geval controleert de koppeling altijd of er een geldige EAN code is. Let wel even goed op dat je alle 13 cijfers plakt. De koppeling kijkt ook echt of het een eancode is, we controleren dus ook het controle getal e.d. Bij geen geldige eancode wordt je product niet naar BOL verstuurd.

Verzenden via BOL

Bol.com biedt mogelijkheid om te verzenden via bol.com. Indien u hier gebruik van maakt kunt u dit actief zetten

BOL instellingen

Instelling	Omschrijving
Api Client	API Client uit de bol omgeving
API Secret	Api geheim uit de bol omgeving
Alleen orders ophalen.	Hiermee geeft u aan dat enkel de bol.com orders worden gesynchroniseerd.
unknownProductTitle	Programmeerveld voor de naam van het product .
Referencecode	Programmeerveld voor de referentiecode van het aritkel
De standaard "leverbelofte" die gehanteerd wordt.	Hiermee geeft u aan hoe snel u een artikel kunt leveren na bestelling. Let op dat bol.com dit in de gaten houdt! U kunt dit veld ook per artikel instellen.
Magazijn waar de voorraad uitgehaald wordt	Hiermee geeft u aan welk magazijn gebruikt word voor de voorraad.
Gekoppelde betaalmethode.	Hiermee geeft u aan welke betaalmethode wordt gebruikt voor bol.com bestellingen. Als u dit niet ingeeft zal "internetbetaling" worden gebruikt.
Gekoppelde klantgroep.	Hiermee geeft u aan welke klantgroep gekoppeld zal worden aan klanten die bestellen via bol.com. Dit kan gebruikt worden om specifieke staffelkortingen door te geven voor bol.com.
Verzenden via bol.com	Hiermee geeft u aan dat uw artikelen de optie verzenden via bol.com krijgen.
Aantal artikelen in de wachtrij.	Hier zie u het aantal artikelen die momenteel in de wachtrij staan om naar bol.com te worden gestuurd.

De koppeling werkt twee kanten op, namelijk:

• 1. Door middel van EAN codes wordt bij Zalando de voorraad up-to-date gehouden. Het doorsteren van de voorraad zal 1 keer per uur gebeuren. 1 keer per dag zal het volledige voorraadbestand naar Zalando worden gestuurd.
• 2. Alle orders worden uitgelezen en in SW-Retail geplaatst.

Je kunt zelf aangeven of je een artikel via Zalando Connected Retail wil aanbieden. Orders die via Zalando Connected Retail zijn geplaatst, worden uitgelezen en verschijnen in het orderbeheer. Op het moment van inlezen van de order wordt ook de voorraad bijgewerkt.

Het maken van de koppeling

Om de zalando koppeling op te zetten moeten er wat gegevens worden ingevoerd vanuit de: De gegevens die u op kunt vragen bij zalando en hier op in kunt geven zijn:

• API Client
• API Key
• Zalando store id en bijbehorende SW-Retail magazijn ID.

Om ervoor te zorgen dat de orders vanuit Zalando naar SW-Retail worden gestuurd dient u de webhook URL en de webhook api key door te geven aan zalando.

Artikelen zonder ean13 code meesturen

Standaard worden artikelen alleen naar zalando gestuurd indien er een ean13 code is toegevoegd. Indien u wilt dat artikelen ook gestuurd moeten worden bij geen ean13 code kunt u doen via de instelling: Artikelen zonder EAN13 meesturen.

Artikelen op Zalando publiceren

Alleen artikelen met het vinkje "Publiceren op zalando" en een geldige EAN code worden naar zalando gestuurd.

In een keer meerdere artikelen naar zalando sturen

Het veld "Publiceren op Zalando" kun je ook met een "actie op selectie" beheren.

U kunt ook van de import module gebruiken maken om het veld te updaten.

Orders

Orders worden automatisch doorgezet naar Orderbeheer in SW-Retail

• We gebruiken voor het aanmaken van de orders in SW-Retail de EAN code dat zalando terugstuurd naar ons.
• Indien er een voor SW-Retail onbekende ean code meegestuurd word zal het als een vrij artikel toegevoegd worden aan de order.
• De prijs voor het artikel halen we uit de order informatie die Zalando terugstuurd. Als deze dus om wat voor reden ook anders is dan de prijs in SW-Retail dan zie je dus afwijkende prijzen.

Retouren

Retour orders krijgen de status returned. Zodra de artikelen van de retournota binnenkomen kun je dit aangeven bij de order.

Bij problemen

Bij problemen met orders moet er gecontroleerd worden of de webhook URL en de api key doorgegeven zijn aan Zalando. (zie hiervoor het kopje "Het maken van de koppeling"

Bij problemen met artikelen kan gecontroleerd worden of het artikel een geldige ean13 code heeft, het vinkje Publiceren op zalando aangevinkt is en het artikel voorraad heeft. Indien dit niet het geval is kunnen de stappen van "Het maken van de koppeling" opnieuw uitgevoerd / gecontroleerd worden. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de API gegevens onjuist ingesteld staan.

Instellingen

Instelling	Omschrijving
Api Client	API Client uit de zalando omgeving
API Key	Api sleutel uit de zalando omgeving
Zalando store id en bijbehorende SW-Retail magazijn ID.	Dit kan ingevoerd worden als: Zalando store ID = SW-Retail Magazijn ID ; gescheiden. Bijvoorbeeld 1=2;2=3.
Zalando webhook api key	Zalando webhook api key
Aantal artikelen in de wachtrij.	Hier zie u het aantal artikelen die momenteel in de wachtrij staan om naar zalando te worden gestuurd.

De koppeling werkt als volgt:

• 1. Ean codes die al bekend zijn bij Amazon kunnen automatisch worden toegestuurd.
• 2. Voorraadwijzigingen worden elke minuut naar Amazon toegestuurd.
• 3. Alle orders worden uitgelezen en in SW-Retail geplaatst.

Je kunt zelf aangeven of je een artikel via amazon wilt aanbieden. Orders die via Amazon zijn geplaatst, worden uitgelezen en verschijnen in het orderbeheer. Op het moment van inlezen van de order wordt ook de voorraad bijgewerkt.

Het maken van de koppeling

Om de amazon koppeling op te zetten moeten er wat gegevens worden ingevoerd vanuit de: Het enige gegeven van Amazon dat u nodig bent is het Amazon Seller ID. Dit ID kunt u opvragen bij Amazon of inzien vanuit het Amazon Seller centrum.

Artikelen op Amazon publiceren

Alleen artikelen met het vinkje "Publiceren op amazon" en een geldige EAN code worden naar amazon gestuurd.

In een keer meerdere artikelen naar amazon sturen

Het veld "Publiceren op amazon" kun je ook met een "actie op selectie" beheren.

U kunt ook van de import module gebruiken maken om het veld te updaten.

Orders

Orders worden automatisch doorgezet naar Orderbeheer in SW-Retail

• We gebruiken voor het aanmaken van de orders in SW-Retail de door amazon doorgegeven EAN code.
• Indien er een voor SW-Retail onbekende ean code meegestuurd word zal het als een vrij artikel toegevoegd worden aan de order.
• De prijs voor het artikel halen we uit de order informatie die Amazon terugstuurd. Als deze dus om wat voor reden ook anders is dan de prijs in SW-Retail dan zie je dus afwijkende prijzen.

Amazon instellingen

Instelling	Omschrijving
Amazon Seller ID	Amazon Seller ID
Alleen orders ophalen.	Hiermee geeft u aan dat enkel de amazon orders worden gesynchroniseerd.
Magazijn waar de voorraad uitgehaald wordt	Hiermee geeft u aan welk magazijn gebruikt word voor de voorraad.
Aantal artikelen in de wachtrij.	Hier zie u het aantal artikelen die momenteel in de wachtrij staan om naar amazon te worden gestuurd.

Wat doet de koppeling?

De koppeling werkt als volgt: SW-Retail stuurt informatie door naar een onze partner genaamd: Winkelboekhouding. Winkelboekhouding zal vervolgens deze informatie doorsturen naar het boekhoudpakket dat je aan Winkelboekhouding hebt gekoppeld. De volgende informatie zal vanuit SW-Retail naar Winkelboekhouding worden verstuurd:

• Kassabonnen.
• Orders vanuit orderbeheer.
• Klantgegevens van verstuurde orders. Deze klantgegevens worden gekoppeld op basis van het e-mailadres.

Koppeling opzetten

Om de koppeling te leggen kun je via de volgende link een account aanmaken: registreren. Op deze site kies je als kassa leverancier SW-Retail en het boekhoudpakket die je gebruikt. SW-Retail krijgt bericht zodra je geregistreerd bent bij Winkelboekhouding. Vervolgens zal de boekhoudkoppeling binnen 2 werkdagen geactiveerd worden.

Instellingen

Zodra de koppeling is geactiveerd, kun je aantal instellingen aanpassen:

• Orderbeheer statussen. Hiermee kun je aangeven bij welke status orders die in Orderbeheer moeten worden gesynchroniseerd. Je kunt hier enkel kiezen uit statussen die *vergrendeld zijn, aangezien gestuurde orders niet meer aangepast mogen worden.
• Systemen. Dit zijn de kassa/orderbeheersystemen waarvan de orders zullen worden gesynchroniseerd.
• Debiteur e-mailadressen. Per systeem waarvan de bonnen worden gesynchroniseerd, moet er een uniek email adres ingevuld worden. Alleen zo kan de koppeling herkennen dat het een apart systeem is.

Verder kun je vanuit de instellingen ook de koppeling deactiveren of stopzetten. Bij het deactiveren zullen je instellingen bewaard blijven.

*SW-Retail heeft in de basis nog niet een status die de order vergrendeld. Klik hier voor instructies over hoe je een orderstatus kan aanmaken in SW-Retail. Voor vergrendeld status moet het vinkje SYS_LOCK aan staan.

Wanneer wordt de data verzonden?

De data wordt elke dag verzonden om 01:30

Welke data wordt verzonden?

Van alle kassa's die je selecteert in SW-Retail worden de gegevens doorgestuurd. Voor elke bon sturen we de volgende informatie naar Winkelboekhouding. SW-Retail verzendt elke bon individueel naar Webwinkelfacturen. Als je wilt dat de bonnen verzameld worden en als één boeking worden doorgezet naar je boekhoudpakket, kun je hiervoor contact opnemen met Webwinkelfacturen. Dit kan mogelijk leiden tot hogere maandelijkse kosten bij Webwinkelfacturen.

Factuurnummer
Datum van de bon
Totaalbedrag exclusief BTW
Totaalbedrag inclusief BTW
Totaalbedrag BTW
Producten
 - Artikel omschrijving
 - Artikelnummer van de fabrikant
 - Aantal
 - Totaalbedrag deze regel inclusief BTW
 - Totaalbedrag deze regel exclusief BTW
 - Totaal BTW bedrag van deze regel
 - BTW Tarief
 - Korting inclusief BTW
Gekoppelde klantkaart*
 - E-mailadres
 - Relatiecode SW-Retail
 - Naam
 - Achternaam
 - Postcode
 - Woonplaats
 - Land
 - Telefoonnummer
Betaalmethode
 - Naam van de betaalmethode
 - Bedrag dat is betaald

*Wanneer er geen klantkaart gekoppeld is zal het systeem waarop deze bon is afgerekend als debiteur gebruikt worden. Hiervoor stelt u een email adres in bij de instellingen van de koppeling. Dit email adres wordt gebruikt als debiteur.

*Orderbeheer orders moeten een factuur nummer hebben. Anders zal de order niet doorgezet worden.

Lijstje Ondersteunde boekhoudsystemen : (deze informatie komt van de site van winkelboekhouding en kan incompleet zijn of niet kloppen, neem altijd even contact met winkelboekhouding om te controleren of jouw boekhoudsysteem ondersteund wordt) e-Boekhouden.nl Exact Online SnelStart AFAS Small Business Yuki Reeleezee Visma eAccounting Offective Cash MUIS Software Twinfield Rompslomp Silvasoft Moneybird Acumulus Informer Jortt iMuis Asperion Unit4

Deze module legt de koppeling tussen Orderwriter en/of Fashioncloud en SW-Retail.

Orderwriter

Gemaakte orders in Orderwriter kunnen middels een knop worden ingelezen in de inkoop/ordermodule van SW-Retail. Verder is er de mogelijkheid om verkooprapporten en voorraadrapporten automatisch dagelijks te laten versturen van SW-Retail naar Orderwriter. Voordat je de koppeling op kan zetten, moet je een account aanmaken bij Orderwriter.

Fashioncloud

Verkoopgegevens en voorraadrapporten kunnen automatisch dagelijks naar Fashioncloud verstuurd worden.

Koppeling instellen

Om de Orderwriter/fashioncloud koppeling te laten leggen, moet u de volgende FTP gegevens door geven aan onze helpdesk. Geef hierbij ook aan waar u gebruik van wilt maken: inlezen orders/artikelen, versturen verkooprapport en/of versturen voorraadrapport. Onderstaande gegevens kun je opvragen bij fashioncloud (Orderwriter).

• Download locatie
• Upload locatie
• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• GLN code winkel/magazijn

Versturen stamdata

Elke keer als je wijzigingen hebt aangebracht aan de stamdata in SW-Retail, moet de stamdata opnieuw worden verzonden. Dit doe je door te klikken op de knop 'Verzenden stamdata' in de . Als je dit hebt gedaan, kan het vijf à tien minuten duren voordat Orderwriter dit heeft verwerkt. Wacht daarom tien minuten voordat je in de Orderwriter-app aan de slag gaat als je de stamdata hebt verzonden. Als je in SW-Retail stamdata verwijdert, zal dit niet worden verwijderd in Orderwriter.

Orders importeren

Als je orders hebt gemaakt in Orderwriter en deze hebt gesynchroniseerd, kun je de orders in SW-Retail importeren met de knop 'Importeren orders' in de . Als je in Orderwriter bij een artikel meerdere kleuren kiest, zal er in SW-Retail per kleur een artikel worden aangemaakt.

Versturen van verkoop en voorraaad rapporten via Orderwriter(slsrpt en invrpt)

Van artikelen die met de orderwriter zijn aangemaakt, kunnen verkoop en voorraad rapporten verstuurd worden naar de leverancier. Deze informatie wordt via automatisch iedere nacht verstuurd.

Versturen van verkoop en voorraaad rapporten via Fashioncloud (slsrpt en invrpt)

U kunt verkoop en voorraad rapporten (slsrpt en invrpt) automatisch laten versturen via fashioncloud naar uw leveranciers. Ook als deze niet aangemaakt zijn via de Orderwriter. U moet hiervoor

• Bij het betreffende merk van het artikel, in de relatiebeheer module, het vinkje aanzetten onder EDI -> EDI Sales Report en / of het vinkje onder EDI Inventory report. Van ieder merk waar het een of beide vinkjes gezet zijn wordt het betreffende rapport verstuurd.
• Een geldige barcode toevoegen aan het product (dus de barcode die bij de fabrikant / leverancier bekend is, meestal de EAN 13 code, niet de door SW-Retail gegenereerde barcode)

Deze informatie wordt via automatisch iedere nacht verstuurd.

Alle instellingen van Fashioncloud

Instelling	Omschrijving
Download locatie	De locatie waar SW-Retail de pricat en order response berichten vandaan haalt.
Upload locatie	De locatie waar SW-Retail de EDI bestanden naar toe zal sturen.
Overdrachtmodus	FTP overdrachtmodus (Actief/Passief).
Gebruikersnaam en wachtwoord (uname:pwd)	Gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen op de FTP server.
Laatste bestand	Hier ziet u de datum van het laatst verzonden bestand. Ook kunt u de laatste 10 foutmeldingen die eventueel zijn ontstaan inzien.
Downloaden / Versturen	Hiermee kunt u het verkooprapport en het voorraadrapport opnieuw versturen. U kunt eventueel een andere datum selecteren.

Stap 1 - Sendcloud account aanmaken (alleen nodig indien u nog geen sendcloud account heeft)

Ga naar de volgende link om een account aan te maken bij sendcloud: https://panel.sendcloud.sc/accounts/signup/?r=645

Stap 2 - Koppeling opzetten

De koppeling kun je opzetten door naar de volgende link te kaan:
Hier dient u een Sendcloud API Key invoeren en een API Secret in te voeren en kunt u de webhook URL vandaan halen die in sendcloud ingevoerd kan worden zodat parcel updates vanuit sendcloud teruggestuurd kunnen worden naar SW-Retail. Deze gegevens kunnen worden opgehaald door in te loggen via Sendcloud. Ga nu naar instellingen en vervolgens naar Integraties. Vervolgens kunt u hier bij Sendcloud API klikken op koppelen.
Voer nu bij naam SW-Retail in en klik op opslaan. De Publieke Sleutel die je nu ziet kun je invoeren bij API Key en de Geheime sleutel bij API Secret. Zodra u dit heeft uitgevoerd is de koppeling gelegd. Alle labels die u via sendcloud geactiveerd heeft kunnen nu worden geprint in SW-Retail

Labels printen

Verzendlabels kunnen worden geprint vanuit orderbeheer. Als u hier klik op de printoptie Parcel kunt u een van de beschikbare labels selecteren en uitprinten. Als u een verkeerd label selecteerd is dat geen probleem, zodra u het juiste label selecteerd zal het eerder gekozen verzendlabel worden geannulleerd in sendcloud.

Problemen met printen verzendlabels

Mocht het niet lukken om verzendlabels te printen kunt u proberen rechtstreeks een verzendlabel te printen vanuit Sendcloud. Indien het printen vanuit Sendcloud niet lukt is er waarschijnlijk iets niet goed ingesteld en kunt u contact opnemen met Sendcloud. Mocht het printen vanuit Sendcloud wel lukken en vanuit SW-Retail niet kunt u contact opnemen met SW-Retail.

Verzekerd versturen

Het is ook mogelijk om uw order verzekerd te versturen via Sendcloud. Bij het kiezen van uw gewenste label kunt u het vinkje Verzekerd versturen zetten. De order word verzekerd per €100,- (afgerond naar boven) met als maximum €5000,- .

Instellingen Sendcloud

Instelling	Omschrijving
API key	Api geheim uit de sendcloud omgeving
Api Secret	API Secret uit de sendcloud omgeving
Actieve carriercodes	De carriers in uw Sendcloud abonnement.

Met de OpenAI koppeling kunt u automatisch teksten laten genereren bij artikelen. U heeft hiervoor een account bij OpenAI nodig, OpenAI rekent kosten voor deze dienst, deze kunt u op de website van OpenAI vinden. Na het aanschaffen van de OpenAI koppeling volgt u de stappen zoals hier beschreven.

Stap 1 - Activeren OpenAI koppeling

• U moet de rest-api van OpenAI aanzetten. Hiervoor heeft u een account nodig bij OpenAI U kunt dat hier doen
• Volg de instructies, en zorg ervoor dat u een ApiKEY verkrijgt (na het inloggen bij OpenAI, gaat u naar de linkerkant naar API Keys. Hier maakt u een secret key aan.
• Zorg ook dat er geld op uw OpenAI account staat. Aan de linkerkant, Settings -> Billing en voeg Credit toe.

Stap 2 - Koppeling opzetten

Plak de secret key en koop het OpenAI product in onze webshop.

Stap 3 - Vul de prompts in

De prompts bepalen welke vraag er aan OpenAI gesteld wordt. Deze kunt u aanpassen De standaard prompts kunt u gebruiken, maar het kan in uw specifieke geval zijn dat een andere prompt een beter resultaat geeft, wij kunnen hier geen garanties over geven. U kunt in de prompts programmeervelden gebruiken om specifieke informatie toe te voegen aan de vraag die u stelt aan OpenAI. Meer specifieke informatie geeft OpenAI meer informatie om mee te werken en dus kans op een beter resultaat.

Stap 4 - Gebruiken

Als de koppeling is geactiveerd, heeft u nu in voorraadbeheer, een extra knop AI Vullen, waarmee u OpenAI kunt gebruiken. Deze naast het Artikelnummer en Seizoen veld.

Overzicht van alle OpenAI instellingen

Instelling	Omschrijving
API Key	U kunt uw api key aanmaken / vinden in uw OpenAI omgeving onder https://platform.openai.com/api-keys
OpenAI Model	Dit is het OpenAI model dat SW-Retail gebruikt in de OpenAI aanvraag.
Actief	(Alleen SW-Retail) Hiermee kunt u de OpenAI koppeling actief maken.

Het maken van de koppeling

- Je moet de koppeling met mailchimp zelf leggen.Het is belangrijk dat je inlogt via de volgende link:

- Je gaat naar de instellingen en druk op de knop om de koppeling te maken. Je moet daarna inloggen op mailchimp, en je wordt weer teruggestuurd naar SW-Retail. Als je je wachtwoord en gebruikersnaam goed hebt ingevuld ben je nu gekoppeld met mailchimp.

- Je kunt nu verder de mailchimp koppeling instellen.

Verwerkersovereenkomst

Goed om te weten, de data die je naar Mailchimp stuurt, en daar vervolgens verwerkt, vallen niet onder de SW-Retail verwerkersovereenkomst. De data in Mailchimp valt volledig onder de verantwoordelijkheid van Mailchimp.

De werking

Je kunt uit SW-Retail de volgende informatie naar Mailchimp sturen:

• Voornaam
• Achternaam
• Email adres
• Geboortedatum (optioneel)
• Aantal spaarpunten (optioneel)
• Nieuwsbrief ontvangen(eenmalig)

We zijn ervan uitgegaan dat je een "standaard" verzendlijst in Mailchimp hebt aangemaakt met de standaard velden. Dus FNAME voor voornaam en LNAME voor achternaam. Je kunt deze veldnamen zelf aanpassen in de instellingen mocht je andere veldnamen gebruiken.

In de instellingen moet je ook nog aangeven welke verzendlijst uit Mailchimp je wilt gebruiken

Optionele velden

Voor de geboortedatum en aantal spaarpunten moet je je lijst in Mailchimp aanpassen. Als je niet weet hoe dat moet dan moet je de Mailchimp documentatie raadplegen, wij kunnen dat niet voor je regelen. De velden zijn optioneel dus als je ze leeg laat in de instellingen is dat geen probleem. De velden moeten heten in mailchimp:

• loyalty - voor de spaarpunten
• birthdate - voor de geboortedatum Kies als veld birtdate. (kies in mailchimp format MM /DD ).

Het nieuwsbrief veld

Het "nieuwsbrief" veld, dus of je klant een nieuwsbrief wil ontvangen, wordt alleen bij het nieuw aanmaken van de klant gesynchroniseerd. De klant kan zich uitschrijven na het ontvangen van de nieuwsbrief, deze informatie staat in Mailchimp. Deze informatie gaat niet terug naar SW-Retail omdat de koppeling alleen een kan op synchroniseert.

Meer informatie over de synchronisatie

De synchronisatie loopt iedere minuut, met maximaal 100 contacten per keer. Dus als je 10000 contacten hebt kan het even duren bij de 1e synchronisatie voordat alles overgezet is.

Alleen contacten in de "Klantkaarten" worden overgezet.

Als je importeert / muteert in de klantenkaart etc.. wordt dit altijd overgezet.

Let op dat je abonnement van Mailchimp het aantal nieuwsbrief abonnees ondersteund dat je in SW-Retail hebt staan

Instellingen van Mailchimp

Instelling	Omschrijving
Mailchimp verzendlijst	Als u geen verzendlijst heeft moet u deze eerst aanmaken in Mailchimp
Voornaam veld	Het veld in mailchimp voor de voornaam (standaard FNAME)
Achternaam veld	Het veld in mailchimp voor de achternaam (standaard LNAME)
Geboortedatum veld	Het veld in mailchimp voor de geboortenaam (LET OP: Moet u zef aanmaken in mailchimp!)
Spaarpunten veld	Het veld in mailchimp voor het aantal spaarpunten (LET OP: Moet u zelf aanmaken in mailchimp!)
Aantal relaties in de wachtrij.	Hier zie u het aantal relaties die momenteel in de wachtrij staan om naar mailchimp te worden gestuurd.

De SW-Retail WooCommerce-koppeling is beschikbaar via onze partner Mull2Media. Met deze koppeling synchroniseer je eenvoudig producten, categorieën en voorraad tussen je SW-Retail kassasysteem en je WooCommerce-webshop.

De koppeling maakt gebruik van een plugin in de WooCommerce webshop. Deze koppelt met SW-Retail via de SW-Retail REST-API

Stappen voor koppelen

Voor het starten met de koppeling voer je de volgende stappen uit

Neem een licentie af bij Mull2Media voor de koppeling en installeer de plugin op je webshop. Meer informatie

In SW-Retail met machtigingsniveau SW-Retail Webservices

In SW-Retail, mocht dit nog niet zo zijn,

In WooCommerce gebruikt u de REST-API sleutel

Ondersteuning

Ondersteuning op de koppeling wordt geleverd door Mull2Media.

De exactonline koppeling wordt aangeboden via Winkelboekhouding